Gestionnaire de scolarité - F/H

Rejoindre ce poste, c'est intégrer un service de scolarité au cœur de la vie universitaire et contribuer au bon déroulement du parcours des étudiants. Véritable acteur du fonctionnement administratif, ce rôle assure un accompagnement de proximité en accueillant, informant et orientant les différents interlocuteurs, tout en garantissant la fiabilité et la fluidité de la circulation des informations.
Au quotidien, les missions allient relation avec le public et gestion administrative. Le poste participe au suivi des inscriptions pédagogiques, au traitement de dossiers spécifiques tels que les stages, les césures ou les transferts, ainsi qu'à la préparation des consultations de copies en lien avec les équipes pédagogiques. Il apporte également un soutien à l'ensemble des activités du service et veille à la bonne gestion des documents et des archives.

Une part essentielle de l'activité est consacrée à l'organisation des examens. Le poste contribue à la préparation logistique et matérielle des épreuves, assure le suivi du calendrier, la gestion des copies et des notes, la diffusion des informations relatives aux examens ainsi que le traitement administratif des recours. Cette fonction s'exerce dans un environnement dynamique où rigueur, sens de l'organisation et réactivité sont essentiels, notamment lors des périodes de forte activité liées à la rentrée universitaire, aux inscriptions et aux sessions d'examens.
Placée sous la responsabilité du bureau de la scolarité générale du site d'Aix-en-Provence, cette fonction offre l'opportunité de participer activement à un service essentiel de l'université, en conciliant qualité de service, travail en équipe et accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours.

Profil recherché :
Ce poste requiert une excellente organisation, un réel sens du service public et une capacité à évoluer dans un environnement où la qualité de l'accueil et la fiabilité de la gestion administrative sont essentielles. Une bonne maîtrise des techniques de secrétariat, de la gestion documentaire et des outils bureautiques, notamment Word, Excel et les outils numériques, permet d'assurer le traitement efficace des dossiers et la circulation des informations. Une connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur ainsi que des applications de gestion de la scolarité constitue un atout apprécié.

L'activité nécessite de savoir accueillir et renseigner les différents interlocuteurs avec professionnalisme, traiter les demandes avec réactivité, assurer le suivi administratif des dossiers, rédiger des courriers et des messages clairs, organiser et classer les documents, tout en garantissant la transmission fiable des informations et un reporting régulier auprès de la hiérarchie.
Au-delà des compétences techniques, la réussite dans cette fonction repose sur la rigueur, le sens des responsabilités et la capacité à gérer les priorités avec méthode. D'excellentes qualités relationnelles, associées à la courtoisie, à l'écoute et à la maîtrise de soi, favorisent des échanges constructifs avec les étudiants, les équipes pédagogiques et l'ensemble des partenaires. L'esprit d'équipe, l'autonomie, la disponibilité et le respect absolu de la confidentialité sont indispensables pour contribuer efficacement au bon fonctionnement du service et accompagner les périodes de forte activité avec sérénité et efficacité.

L'employeur :
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.

Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
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