GESTIONNAIRE DE DEPARTEMENT DE FORMATION GEA (H/F)

Activités principales
Accueil : étudiants, enseignants, professionnels et entreprises, accueil téléphonique.
Assistance au Chef de département et Directeurs d’études :
Participation à l’organisation des activités institutionnelles du Département : Journée Portes Ouvertes, Forum du lycéen et de l’étudiant, évènements liés à des projets étudiants, soutenances de stage
Gestion administrative
Traitement des e-mails, du courrier, et des appels téléphoniques
Gestion des ordres de mission (déplacements stages + alternance)
Gestion des enseignants vacataires
Suivi des services enseignants et travail préparatoire à la saisie sur OSE par les enseignants, contrôle des heures effectuées
Gestion des commandes : Contact avec les fournisseurs, demande de devis,, saisie de commandes sur SIFAC+ et suivi de la livraison jusqu’à réception,
Élaboration des plans quadrienaux d’investissement avec le chef de département
Élaboration des budgets annuels

Gestion pédagogique :
Connaitre la formation, les attendus et les différentes procédures pour candidater (Parcoursup, Ecandidat, ADIUT, Campus France),
CELCAT : modifications ponctuelles des emplois du temps,
APOGEE : vérification des saisie des notes, édition des attestations provisoires de réussite, gestion des inscriptions administratives et des démissions,
DJANGO : gestion des dossiers vacataires
COFFRE FORT NUMERIQUE : Envois des relevés de notes après jurys et des attestations de validation d’année,
P-STAGE : Vérification et validation des conventions de stage (avec le responsable pédagogique des stages)
Gestion d’une cohorte (BUT1 ou BUT 2et3)
Gestion des émargements pour les formations en alternance (BUT2, BUT3) en relation avec le responsable des alternants,
Gestion en concertation avec les directeurs d’études des aménagements de cursus (dossiers RSE,…),
Préparation des soutenances de fin de parcours avec le responsable des stages.
Préparation des commissions et des documents pour les jurys (en collaboration avec les directeurs des études et le chef de département).

Profil recherché :
Compétences requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
Organisation d’un accueil compatible avec la réalisation des autres activités.
Capacité à travailler en équipe et en autonomie (dans le cadre du télétravail)
Gestion des priorités.
Réalisation d’une gestion pédagogique et administrative.
Savoirs sur l'environnement professionnel
Une connaissance préalable des logiciels APOGEE, CELCAT, P-STAGE, DJANGO et SIFAC+ serait un atout.
Une connaissance du milieu universitaire, et de la spécificité des IUT, est également une force.

Savoir-faire opérationnels
Maîtrise du pack Office sur PC, tout particulièrement Word et Excel.
Aisance relationnelle, qualités d’expression écrite et orale.
Appétence pour les outils numériques et leur prise en main.
Autonomie relative.
Adaptabilité rapide aux nouvelles missions

L'employeur :
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

Descriptif du service
Département Gestion des Entreprises et des Administrations comprenant près de 600 étudiants répartis sur 3 années.