Gestionnaire administratif et pédagogique F/H (réf. 33801-03)

Fonction : Gestionnaire administratif et pédagogique
Emploi-type : Adjoint-e en gestion administrative
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J
CDD de 3 mois.
Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2026.
Mission :
Apporter un appui administratif et pédagogique au secrétariat du département de Physiologie.
Activités principales :

Accueil du public :
Recevoir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail)
Assurer l’accueil des étudiant-es de M1 et des autres parcours de M2 en cas d’absence des gestionnaires, afin d’assurer la continuité du service public
Suivi administratif des étudiants :
Mettre à jour la base de données des candidats en M1 et en M2 en suivant leur inscription administrative pour l’année 2026-2027
Vérifier les dossiers d’inscriptions, contrôler la conformité des documents, contacter les étudiants et valider leur inscription
Alimenter les bases de données avec les étudiant-es des promotions 2026-2027
Suivi pédagogique des étudiants
Collecter, diffuser les propositions de stage sur Moodle et mettre à jour la base de données des laboratoires
Accueil
Inscrire les étudiant-es sur la plateforme Moodle
Évènementiel :
Aide à l’organisation de l’événement Master My Master (octobre 2026)
Aide à l’organisation de l’événement Alumni NQS (novembre 2026)
Aide à l’organisation de la cérémonie de remise de diplôme (décembre 2026)
Activités annexes :
Mettre à jour les fiches UE des masters
Aide à l’édition de relevés de notes et d’attestations de réussite

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
Connaître le domaine de la scolarité et l’organisation des études supérieures et des diplômes
Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
Faire preuve de bonnes qualités rédactionnelles

Savoir-faire :
Connaître parfaitement les logiciels de bureautique courants (traitement de texte, tableur) et spécialisés (APOGEE), de l’utilisation d’internet et des outils de messagerie et spécifiques (Sharepoint, LimeSurvey, Moodle.). Formations en interne possibles.
Savoir communiquer par e-mail
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir-être :
Aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
Autonomie, méthode et rigueur
Sens de l’organisation et de la coordination
Aptitude à travailler en équipe
Disponibilité, discrétion et confidentialité
Sens du contact et des relations humaines
Polyvalence et capacité d’adaptation
Sens du service public

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
L'UFR Sciences de la vie est une composante de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie.
L’UFR Sciences de la Vie regroupe trois départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie.
Le département de Physiologie dépend de l’UFR Sciences de la Vie et regroupe deux mentions de Master : la mention de Master Biologie Intégrative et Physiologie et la mention de Master Neurosciences. Le département accueille 400 étudiants par an. Le secrétariat est composé d’une responsable administrative et de trois gestionnaires administratives et pédagogiques.
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie – 9 quai Saint Bernard 75005 Paris