DL Adjoint en gestion de planning

Au cœur de la vie universitaire, l’adjoint en gestion de planning veille au bon fonctionnement des emplois du temps et à l’occupation des locaux d’enseignement. Il garantit que chaque cours, examen ou événement dispose d’une salle adaptée et disponible.
Ce poste est central : il est en lien permanent avec les enseignants, les composantes, les étudiants et les services de l’université.
La journée est rythmée par le traitement des demandes de réservation reçues tout au long de la journée via la boîte mail fonction partagée du service et la boîte personnelle.

Les demandes concernent notamment :
la réservation ponctuelle d’une salle pour un cours ou une réunion ;
un changement de salle ;
un besoin particulier (capacité, équipement, accessibilité).
Chaque demande implique la vérification des disponibilités dans le logiciel Pronote Campus (ex Hyperplanning), la recherche de solutions et une réponse rapide et claire aux interlocuteurs.
Gestion des urgences et des appels :
Le téléphone fait partie intégrante du quotidien. L’agent dispose d’une ligne directe et répond également aux appels de la ligne commune du service.
Les appels portent fréquemment sur :
Un enseignant occupant une salle sans réservation ;
Une salle trop petite ou inadaptée ;
Une modification de dernière minute.
Réactivité, sens du service public et diplomatie sont essentiels.
Construction et saisie des plannings :
En parallèle de la gestion quotidienne, certaines périodes de l’année sont consacrées à la planification des activités pédagogiques :
Saisie des emplois du temps d’enseignement (semestre 1 et semestre 2),
organisation des examens (sessions principales et session de rattrapage).
Ces phases nécessitent rigueur, concentration et anticipation afin de concilier contraintes pédagogiques, disponibilités des salles et cohérence globale des plannings.

Profil recherché :
Que vous soyez expérimenté-e, ou débutant-e, votre candidature nous intéresse, nous sommes ouverts à tous les parcours et chaque candidature sera étudiée avec attention.
Rigueur et sens de l’organisation ;
Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément ;
Aisance relationnelle et sens du service public ;
Maîtrise des outils informatiques (la formation au logiciel deplanning sera assurée en interne).

L'employeur :
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 25 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Descriptif du service
La direction de la Logistique aide à la pédagogie et à la vie institutionnelle. Elle assure également la fonction de pilotage dans la mise en œuvre des politiques locales de l'établissement et se compose de 60 agents répartis sur l'ensemble des sites de l’université