CHEF DU SECRETARIAT PARTICULIER ET D'ÉTAT-MAJOR (H/F)

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
-Encadrement de l’équipe du secrétariat
- Assurer les comptes-rendus de réunions
-Assurer la mise en forme des dossiers et des courriers,
-Aide à l’organisation du travail de direction
-Assurer le suivi des courriers adressés à la DGPN
-Assurer l'accueil physique et téléphonique,
-Gestion de l’agenda du directeur et de directeur adjoint,
-Participer à l'élaboration, au suivi d'un plan de classement et à l'archivage des documents internes au service,
-Préparer des dossiers de déplacements, de réunions,
-Participer à la logistique des réunions de la direction,
-Gestion des boîtes fonctionnelles,
-Gestion des salles de réunions,
-Mise à jour de l’annuaire et de l’organigramme de la direction, gestion de la permanence du service,
-Traiter les dossiers ponctuels
-Assurer la saisie dans DIALOGUE (notation, avancement, formation...)
-Assurer le suivi des congés sur l’outil de gestion gESTT
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Assiste l’équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail (le directeur, la directrice adjointe, la cheffe d’état-major) Pour ce faire, le secrétariat de la direction et de l’état-major assure la gestion RH du service, des courriers, le suivi des plannings et l’agenda, l’accueil téléphonique, le suivi des dossiers et l’établissement des tours de permanence.
Composition et effectifs du service
1 directrice – 1 directrice adjointe – 1 chef d’état major et son adjoint – 1 secrétariat de 3 agents - 4 divisions composées de 32 agents.
Liaisons hiérarchiques
La directrice de l’Académie de police, la directrice adjointe, le chef d’état-major.
Liaisons fonctionnelles
L’Académie de police, tous les services de l’Académie de police et toutes les structures de formation, toutes les directions actives, tous les services de police et partenaires institutionnels.

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise
requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
requis
Avoir le sens de l'initiative
niveau maîtrise
requis
Savoir rédiger
niveau pratique
requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis
Savoir-être
savoir accueillir
niveau expert
requis
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
savoir s'adapter
niveau maîtrise
requis
savoir s'exprimer oralement
niveau maîtrise
requis
savoir communiquer
niveau maîtrise
requis
Vos perspectives : communes aux secrétaires administratifs
Durée attendue sur le poste : 3 ans