CHEF DU SECRETARIAT DU GROUPEMENT SERVICES GENERAUX

Vous serez chargé d’assurer le bon fonctionnement et la coordination des activités administratives du service. Au quotidien, vos missions porteront notamment sur la gestion du courrier (arrivée et départ), la rédaction et la mise en forme de documents, le suivi des frais de déplacement via le logiciel dédié, ainsi que le classement et l’archivage des documents.
En tant que responsable, vous encadrerez et accompagnerez le personnel du secrétariat, en particulier lors de leur prise de fonction. Vous contribuerez également à la réalisation et au suivi des achats au profit des organismes présents sur la BAN.
Plus particulièrement, vous :
- Superviserez et coordonnerez les activités du secrétariat
- Assurerez la rédaction, la mise en forme et l’archivage des documents administratifs dans le respect des normes en vigueur
- Gérerez les flux de communication : accueil téléphonique et orientation des appels
- Saisirez, suivrez et liquiderez les ordres de mission via CHORUS DT
- Assurerez la mise en ligne des ordres du groupement
- Réaliserez et suivrez les achats en utilisant les moyens de paiement autorisés en AGSC
- Encadrerez, formerez et accompagnerez le personnel placé sous sa responsabilité
- Gérerez le courrier « arrivée » (messagerie officielle NEMO, courriels, courrier postal) et assurerez sa diffusion
- Mettrez à jour l’agenda du chef de groupement sous Outlook
- Effectuerez un appel journalier des personnels civils du groupement

Profil recherché :
Vous devez faire preuve de solides compétences organisationnelles et maîtriser les outils bureautiques du pack Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Vous connaissez les techniques de secrétariat.
En outre, vous savez faire preuve de rigueur, d'autonomie et savez travailler en équipe.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées : https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».
• Pour plus d’informations sur nos métiers : https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs : https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service
Les missions principales de la base aéronautique navale (BAN) de Hyères sont les suivantes :
• Soutien opérationnel, technique et logistique des aéronefs affectés sur la base ou détachées sur les bâtiments de la Marine Nationale ;
• Formation et entraînement du personnel de l'Aéronautique navale ;
• Fonctionnement de l'aérodrome et contrôle de la zone aérienne.