CHEF DU SECRETARIAT DE DIRECTION

Les missions principales sont :
- Gérer l’emploi du temps des directeurs de l’établissement
- Vérification des courriers soumis à la signature de la direction (contrôle de la complétude des dossiers, de la présentation des documents) – Transmission et suivi des documents à la direction
- Assurer le filtrage des communications téléphoniques
- Préparer les dossiers, rassembler les éléments nécessaire à la prise de décision
- Assister la hiérarchie dans ses relations avec des organismes externes au Ministère
- Organiser les actions de cohésion et autres prestations (séminaires ou repas au profit de l’établissement)
- Gérer l’emploi des crédits communication et activités diverses
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus.
Les missions accessoires sont :
- Tenir à jour la documentation utile au Directeur
- Gestion du courrier arrivé/départ (Enregistrement dans CORAIL et suivi des boites fonctionnelles)

Profil recherché :
Au sein du secrétariat général, le titulaire du poste assiste le directeur, et ses deux adjoints en contribuant à l’organisation des activités de l’établissement (séminaires, journées des partants, arrivants, fête de tradition…), dans ce cadre, il suit les budgets nécessaires. Il pilote les activités du secrétariat de direction et encadre l’agent de secrétariat qui l’assiste dans ses missions. Il rédige les notes de service, participe aux réunions interservices Il gère les emplois du temps des trois directeurs, assure le filtrage téléphonique, il veille au respect des échéances, à la présentation et à la conformité de la charte graphique des courriers et documents. Il assure le suivi et l’enregistrement des courriers dans CORAIL.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées : https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs

Descriptif du service
Le Service d’infrastructure de la défense (SID) est l’organisme interarmées qui soutient l’ensemble du domaine immobilier du ministère des Armées. Il est le référent ministériel en matière de construction, de maintien en condition, d’énergie, de gestion administrative et technique du patrimoine. Rattaché au Secrétariat général pour l’administration (SGA) et doté d’un vaste réseau de compétences, le SID intervient aussi bien sur le territoire national qu’à l’étranger. Rattaché organiquement à la direction centrale, le SID Expertise et de Production Nationale (SID-EPN) a les missions suivantes :
- produire en propre des outils au profit de l’ensemble du réseau SID (ex : accords cadre) ;
- apporter une capacité de production au profit du même réseau à travers un appui technique et méthodologique et une expertise ciblée.