Chef de service des examens et des diplômes F/H (réf. DEVE-2-RE27)

Fonctions : Chef(fe) du Service des Examens et des diplômes
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).
Poste à pourvoir à compter du 1er juillet 2026.
Missions :
Planifier et être le/la garant(e) des opérations liées aux examens de la Faculté des Lettres, dans le cadre du calendrier voté chaque année
Garantir la conservation et la sécurisation des données et documents relatifs aux examens, tout au long du circuit
Diffuser les relevés de notes correspondants après contrôle de leur contenu en lien avec les UFR concernées
Coordonner les moyens humains et matériels affectés au service
Informer le public des conditions d’obtention des diplômes et certificats
Développer les voies d’amélioration de la qualité du service rendu aux étudiant(e)s, tout en simplifiant les procédures
Garantir l’authenticité des documents édités, la conservation et la sécurisation du matériel utilisé ainsi que des données relatives aux étudiant(e)s
Élaborer les statistiques et bilans d’activité du service, permettant une prospective en terme de contenus du calendrier facultaire et des MCC

Activités :
Assurer une veille règlementaire des règles de scolarité, afin de garantir la conformité des Modalités de Contrôle des Connaissances adoptées par la Faculté pour chaque année universitaire, et contrôler celle des MCC adoptées par les composantes pour l’ensemble des formations
Élaborer et diffuser sur l’Environnement Numérique de Travail (ENT), le calendrier des épreuves, pour chacune des périodes d’examen de la session initiale , la session de rattrapage étant placée sous la responsabilité des composantes
Organiser les conditions de déroulement des épreuves, y compris les modalités particulières prévues pour les étudiant(e)s en situation de handicap et les étudiant(e)s inscrits en licence accès santé sur le campus de Jussieu : LAS
Veiller à l’élaboration des sujets d’examen, à leur reprographie, à leur conservation puis à leur diffusion dans les salles d’examen, en garantissant le respect de la confidentialité
Approvisionner les centres d’examen avec le matériel nécessaire : stocks de papier brouillon, de copies, règlement des examens, listes d’émargement
Organiser la remise des copies aux enseignants concernés, récupérer les listes d’émargement et vérifier leur contenu
Accompagner les surveillants en cas d’incidents, relayer le signalement des anomalies constatées auprès de la Direction des Affaires Générales, en lien avec la Direction de l’UFR concernée, pour d’éventuelles poursuites disciplinaires
Contrôler l’édition des relevés de notes correspondants et procéder à leur diffusion aux étudiant(e)s
Suite des missions dans la rubrique "Conditions particulières d'exercices"

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
Connaissance du Système d’Information Étudiant Apogée (possibilité de formation) et d’Optime
Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint), messagerie, internet
Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :
Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation, gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)
Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
Capacité à conduire et accompagner un projet
Capacité à conduire un entretien, une réunion
Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations
Savoir être :
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Disponibilité et réactivité
Sens de l’analyse et force de proposition
Adaptabilité et autonomie
Organisation et rigueur
Sens du service public
Confidentialité

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le poste est dédié à la Direction des Études et de la Vie Étudiante, au sein de la direction adjointe en Formation et Scolarité.
La direction adjointe Formation et Scolarité accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DEVE pour l’utilisation des applications satellites du SIE de l’université.
Le Service des Examens et des diplômes organise, coordonne et met en œuvre d’un part les examens écrits de licence en garantissant le respect de la réglementation : il conseille les membres de la communauté universitaire, élabore et diffuse le calendrier des épreuves pour les deux périodes (janvier et mai) de la session initiale, assure la logistique préparatoire aux épreuves, puis les opérations finales, prévoit les modalités particulières nécessaires aux étudiant(e)s en situation de handicap, délivre les relevés de notes. Et d’autre part de délivrer les diplômes nationaux (Licence et Master et diplômes intermédiaires, DEUG, maîtrise et DEA), les annexes descriptives aux diplômes, les diplômes d’université (DU), les certificats (C2I et CLES), duplicatas et attestations de diplômes. Il assure une veille réglementaire, contrôle son application lors de la délivrance des diplômes (règles nationales et Modalités de Contrôle des Connaissances) et atteste de l’authenticité des diplômes. Il produit des statistiques et bilans d’activité.