Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l'archivage médical et de secrétariat (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Secrétariat de Direction pendant les absences de la personne en poste :
- Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
- Gérer les agendas de l'équipe de direction, ainsi que les priorités
- Réaliser et transmettre les convocations des instances et réserve les salles et repas
- Participer aux instances et rédige les comptes-rendus (CME, CS, CSE, Directoire, Comité des élus, CVS...) en cas d'instance exceptionnelle
- Planifier différentes réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d'absence relais par le BE Antrain)
- Assurer la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau...)
- Coordonner et diffuser le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SMR et le tableau des absences des médecins salariés
- Assurer le secrétariat de la cellule de crise lors déclenchement du plan blanc
- Mettre à jour et déposer de documents sur la gestion documentaire (procédures, mode opératoire, flyers) en lien avec l'équipe de la cellule qualité
- Participer aux enquêtes de satisfaction des résidents et des familles (collecte et traitement des données)
Secrétariat de la Commission Médicale d'Accueil et d'Orientation du Territoire (CMAOT) et archivage médical :
- Créer et/ou mettre à disposition du dossier avant l'entrée du résident et transmettre des informations au bureau des entrées
- Récupérer des dossiers médicaux des résidents sortis et vérifier des documents présents dans le dossier médical dans le respect des règles d'identitovigilance
- Archiver des dossier médicaux papiers selon la procédure mise en place
- Assurer le secrétariat de la CMAOT pour les 4 sites géorgraphiques de l'établissement
- Consulter, authentifier et vérifier les demandes d'admission sur la plateforme « ViaTrajectoire » pour les 4 sites.
- Préparer la CMAOT pour présentation lors de la commission des dossiers complets
- Transcrire l'avis de la CMAOT pour chaque dossier présenté
- Rédiger et adresse les décisions rendues par la CMAOT aux référents des demandes d'hébergement ainsi que sur la plateforme « ViaTrajectoire »
- Assurer le suivi des admissions
- Transmettre des documents nécessaires à la création du dossier résident au bureau des entrées

PROFIL RECHERCHÉ :

Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne recherche un(e) agent Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l'archivage médical et de secrétariat, sur le site d'Antrain.
Poste à temps partiel 70% à 80% dans le cadre d'un CDD de 3 mois renouvelable, à pourvoir dès que possible.
Connaissances Requises :
- Connaissances dans le domaine de l'accueil physique et téléphonique
- Connaissances en matière de secrétariat
- Capacités rédactionnelles
- Connaissances en matière d'organisation du travail et de fonctionnement interne de l'établissement
- Connaissance de l'outil informatique
- Vocabulaire médical
Vous êtes intéressé.e et possédez les qualifications requises ? N'hésitez pas à adresser CV et lettre de motivation par mail ou par courrier.
Merci de rappeler la référence suivante : AN_26020