Chargé de l'assistance fonctionnelle et du paramétrage du Système d'Informations Etudiant F/H

La personne en charge de l’assistance fonctionnelle du SIE exercera ses missions, sous la responsabilité hiérarchique du chef de pôle FI et fonctionnelle de la coordinatrice et de la responsable SI Études et formation au sein du pôle Formation initiale de la DFTLV.
Elle travaillera en collaboration étroite avec les services SIE facultaires ainsi que la direction des systèmes d’information (DSI) de Sorbonne Université.
Son activité se situe dans le cadre d’une démarche qualité globale au sein de la DFTLV.

CDD de 12 mois, renouvelable.
Missions principales :
Paramétrages des opérations annuelles :
Participer au paramétrage des référentiels des applications utilisées en scolarité, Apogée principalement
Participer à l’implémentation de l’offre de formation dans les outils SI
Formation en lien avec les facultés
Participer au paramétrage des droits d’inscriptions et webservices associés
Participer au paramétrage des diplômes et leurs modèles en adéquation avec les référentiels du ministère
Participer au paramétrage et tests des applications préalables à l’ouverture des opérations d’inscriptions en lien avec les facultés et la DSI
En lien avec les directions concernées, participer aux périodes biannuelles de régularisations
Participer à la modélisation des maquettes de formation
Conception, assistance et conseil / Participation aux évolutions du SI Formation :
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du SI Formation
Contrôler la qualité des données saisies dans les applications du SI
Formation et transmettre aux services SIE facultaires dans le cadre de phases de correction
Aider à l’identification et l’analyse des difficultés fonctionnelles rencontrées par les facultés ; en lien avec la DSI, proposer des solutions à partir des besoins métiers
Accompagner les utilisateurs dans la prise en main des applications et leur pratique des applications Formation (Accompagner, former et assister)
Participer à la rédaction de la documentation utilisateurs et élaborer des supports techniques et en assurer leur mise à jour régulière
Assurer la hotline sur les outils utilisés et apporter son aide aux différentes parties prenantes
Dans le domaine Scolarité, participer au plan de formations (PAF) des personnels de Sorbonne Université (animer des sessions de formation ; rédiger les supports techniques y afférant)
En lien étroit avec le chef de projet, participer activement au projet pour l’étude et la mise en œuvre de l’application PEGASE
Bilans, veille et réseaux :
Participer aux réunions du réseau réunissant l'ensemble des scolarités des composantes et la DSI
Organiser le partage de bonnes pratiques auprès des différents acteurs facultaires
Participer à la production de bilans et d'enquêtes ; élaborer et renseigner des tableaux de bords liés à son activité
Alimenter l'espace de ressources en ligne et le mettre à jour
Participer aux réunions de l'Amue

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Connaissance des méthodes d’accompagnement au changement
Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement des universités
Savoir-faire :
Conduite de réunion
Connaissance du travail en mode projet
Conception de tableaux de bord
Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités
Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles
Savoir réguler des dysfonctionnements
Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques
Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, une note et une synthèse
Connaitre les techniques de communication
Capacité à interagir avec les autres directions
Maitrise de Business Object et Excel fortement recommandé

Savoir-être :
Excellent relationnel et sens du travail en équipe
Sens des responsabilités et de l’initiative
Esprit de synthèse, sens de l’analyse
Disponibilité, réactivité et respect des cadres
Adaptabilité et autonomie
Logique et rigueur
Sens du service public
Confidentialité

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
La Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l'établissement en matière de formation tout au long de la vie et de vie étudiante, au niveau national comme international. Elle a en charge l'appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation et de vie étudiante ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relation s avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l'aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l'instruction des recours et du précontentieux.
La DFTLV comprend 4 thématiques : "Formation et scolarité", "Vie étudiante", "International" et "Formation continue".
Le pôle "Formation initiale" coordonne la mise en œuvre de la politique de formation de l'établissement ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Il assure également les relations avec les ministères et les établissements partenaires.