Assistante administrative service hurbanisme,habitat,construction

En tant qu'assistant-e administratif-ve de service, vous serez en charge :
Missions principales :
- réceptionner les appels téléphoniques,
- gérer l'agenda électronique,
- organiser des réunions en interne et/ou externe avec préparation de dossiers, diaporamas, ...
- rédiger des comptes rendus suite à la participation de l'agent.e à différentes réunions,
- gérer et suivi des courriers sur l'application MAARCH,
- mettre en forme les documents et courriers à la signature pour la direction et/ou la préfecture conformément à la charte Marianne,
- être en appui de 1er niveau des ressources humaines (suivi des CET, congés, gestion du temps, accueil des nouveaux arrivants...) interface avec le SGCD/RH
- assurer le suivi des tableaux de courriers à la signature pour la direction et/ou la préfecture,
- gérer les ressources matérielles du service (papier, toner, fournitures de bureau) ou les dysfonctionnements dans le service en interface avec le SGCD/logistique.
Vous participerez aux réunions internes au service dont les réunions de cadres.
Missions spécifiques :
- contribuer au recueil des actes administratifs (RAA) en lien avec la préfecture,
- être en appui à tous les agents du service pour la saisie et le suivi des frais de déplacement CHORUSDT.
- aide au secrétariat de l'ensemble des unités et de la direction
- propose des améliorations organisationnelles du service
- appui technique ponctuel aux unités
En interne, vous aurez à développer les relations nécessaires à l'activité du service principalement avec les unités du service, les assistantes de service et la direction.
L'assistant.e est placé.e sous l'autorité hiérarchique directe du chef de service.
L'agent.e appuie le chef de service et les deux adjoints.es au quotidien et se trouve à l'interface service/direction/autres services et collabore avec l'ensemble des membres du service.
Il. Elle participe au réseau des assistant.e.s de service.
Vous travaillerez en lien étroit avec l'assistant de service qui assurera votre intérim en cas d'indisponibilité ponctuelle ou absence de longue durée. A ce titre vous lui transmettrez les infos nécessaires à la continuité de service.

Profil recherché :
Savoir :
- connaissance de l'environnement institutionnel et administratif,
Savoir faire :
- travail en équipe,
- maîtrise des outils informatiques de bureautique sous Libre Office,
- sens de l'organisation, discrétion, esprit d'initiative,
- gestion des priorités.
Savoir être :
- sens du contact, de l'écoute et du service public,
- capacité d'adaptation à un environnement évolutif.
- loyauté,
- réactivité,
- discrétion.

L'employeur :
Le Morbihan, peuplé de 770 000 habitants, est situé à 2h30 de Paris en TGV. Il se structure autour de 2 centres
urbains contrastés, Vannes et Lorient et se caractérise par une importante façade maritime (plus de 900 km de
côtes), la présence de nombreuses îles et du golfe du Morbihan.
Il présente des enjeux en matière d'urbanisme (loi littoral et forte pression foncière), agricole (cultures légumières
et élevages), de pêche, de cultures marines, de nautisme et de tourisme, ainsi que d'environnement (qualité de
l'eau, biodiversité).
Le service « urbanisme habitat et construction » porte les politiques :
- de l'aménagement (accompagnement des documents de planification urbanisme, application du droit des sols, expertise loi littoral),
- du logement (documents de planification habitat, aides à la pierre liées au parc social et à la réhabilitation du parc privé (ANAH), portage stratégique et soutien financier (ANRU) des projets de renouvellement urbain),
- de l'accessibilité et du bâtiment durable.