Assistant.e frais de mission

Mission :
Assurer la gestion des déplacements professionnels et des frais de mission des agents de l’établissement en lien avec les différents prestataires. Collecter les éléments pour établir un suivi détaillé des états de frais de missions.
Activités :
Collecter les informations auprès des directions nationales.
Contrôler les ordres de mission, les états de frais de déplacement et les pièces justificatives.
Passer les commandes auprès des prestataires en veillant au respect des marchés.
Effectuer un suivi mensuel des frais de mission dans des tableaux de bord.
Participer à la gestion de certains dossiers liés aux déplacements (Plans d’Administration Exemplaire…)
Transmettre les pièces à l’Agence comptable, classer et archiver les dossiers.
Participer à la rédaction des cahiers des charges des marchés publics en lien avec les déplacements et les missions

Profil recherché :
Connaissances professionnelles :
Votre profil : Vous possédez une expérience de 3 ans minimum dans la gestion des déplacements professionnels et des frais de mission au sein d'un établissement public.
Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance de la réglementation afférente aux missions et déplacements des personnels
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des documents…)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…)

Savoir-faire :
Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins
Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances ; faire face à une pluralité de tâches diversifiées
Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques, d'internet et des applications informatiques spécifiques à l’activité
Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
Savoir créer et compléter des tableaux de bord
Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas, parer aux urgences
Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information. Prendre des notes
Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte
Savoir trouver, traiter et diffuser de l’information
Savoir travailler en équipe
Savoir-être :
Savoir respecter la confidentialité
Être organisé.e, méthodique, rigoureux.se et fiable.
Avoir le sens des responsabilités, de l’initiative et de l’autonomie, tout en sachant rendre compte.
Savoir faire preuve de réactivité et être apte à travailler dans des délais contraints.
Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, dialoguer, argumenter, soutenir ses idées, convaincre.
Savoir faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.

L'employeur :
Réseau Canopé, opérateur du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse en charge de la formation tout au long de la vie des enseignants et de la communauté éducative, conçoit et met en œuvre une offre nationale de formations, en présentiel et à distance.
Construire aujourd’hui l’enseignement de demain
L’offre de Réseau Canopé s’adresse à tous les acteurs de l’éducation (enseignants, cadres, établissements, collectivités, associations, entreprises EdTech) pour répondre aux enjeux éducatifs et sociétaux contemporains.

Réseau Canopé a obtenu la certification Qualiopi, pour une durée de trois ans, pour son siège (situé à Chasseneuil-du-Poitou) et pour l’ensemble de ses 101 Ateliers Canopé répartis sur l’ensemble du territoire.
Notre réseau : une présence sur tout le territoire et à l’international
Réseau Canopé, établissement public administratif, dont le siège social est situé sur le site du Futuroscope (86), est composé de 11 directions territoriales correspondant aux régions académiques, de 5 directions académiques (Corse et Outre-mer) et de la Librairie de l’éducation située à Paris.
Les 101 Ateliers Canopé qui le composent accueillent l’ensemble de la communauté éducative dans des espaces innovants et connectés. Véritables fabriques pédagogiques, ils sont autant de lieux pour se former, expérimenter, échanger et se saisir de nouveaux outils pour enrichir sa pratique en étant accompagné par des experts pédagogiques, des médiateurs et des formateurs qualifiés.
Deux services dépendent également de Réseau Canopé : le Clémi (Centre pour l’éducation aux médias et à l’information) à Paris, et le Munaé (Musée national de l’Éducation), à Rouen.
Réseau Canopé à l’international accompagne et développe des actions de coopération éducative dans plus de 22 pays.
L’établissement est également en charge du programme européen de jumelages eTwinning pour la France, un programme utilisé par plus d’un million d’enseignants en Europe dont 70 000 en France.
Descriptif du service
Au sein de l’établissement Réseau Canopé, la Direction de la Stratégie Financière et Juridique et de la Simplification définit la stratégie et pilote les processus dans le domaine financier, juridique et plus globalement de l'activité de l'établissement.
A ce titre, elle prend en charge la gestion budgétaire de l’ensemble des services et sites de l’établissement, le recueil, le contrôle et l’exploitation des données financières relatives à l’activité du réseau Canopé, les achats et les marchés publics, ainsi que la gestion centralisée des missions et déplacements des personnels.
Elle est également chargée d’assurer la qualité juridique des processus et des actes de l’établissement. A ce titre, elle exerce une veille juridique et un rôle d’information, de formation, d’expertise et de conseil auprès des services de l’établissement pour l’ensemble de leurs activités. Elle prend en charge les pré-contentieux et contentieux de l’établissement.
Elle accompagne la direction générale au déploiement des nouveaux projets, à l'étude de leur faisabilité et leur suivi.
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