Assistant/e du service Accueil et Evénementiel

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e du service Accueil-Evénementiel !
Au sein du campus Valrose, parc classé qui abrite la gouvernance et les directions centrales d’Université Côte d’Azur, vous aurez pour mission d’assurer le bon déroulement des réservations, la logistique des événements, et l’accueil des usagers, tout en garantissant la préservation du patrimoine.
Rejoignez-nous au sein d’Université Côte d’Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l’université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :
Gestion des réservations et des espaces :
•Gérer la réservation des salles du Grand Château.
•Veiller au respect et à la bonne utilisation des espaces.
•Assurer l’ouverture et la fermeture sécurisée du Grand Château et de ses salles.
Organisation et suivi des événements :
•Participer à l’organisation logistique des événements (recueil des besoins, commande des prestations de nettoyage, sécurité, traiteurs…).
•Suivi des devis pour la location des locaux.
•Coordination avec le service manutention pour la disponibilité et mise en place du matériel.
•Participation aux opérations logistiques sur le terrain (installation, vérification, rangement).
Accueil et relation aux usagers :
•Assurer l’accueil physique et téléphonique : informer, orienter, répondre aux demandes.
•Gérer les relations avec les organisateurs d’événements : appui administratif et logistique, sensibilisation aux règles d’utilisation des espaces
Gestion administrative :
•Classer, archiver les documents (devis, comptes rendus…).
•Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
Appui aux équipes :
•Assister les personnels sur le terrain lors des événements (accueil, installation, résolution de problèmes)
•S’adapter aux besoins changeants du service : remplacer un collègue, gérer un imprévu logistique.

Profil recherché :
Savoirs :
•Connaissances de la réglementation liée aux établissements recevant du public (ERP)
•Maitrise des outils de réservation, de ticketing et de gestion administrative.
•Connaissances en matière de logistique générales.
Savoir-faire :
•Gérer les réservations et plannings de salles.
•Elaborer et suivre des devis pour la location des locaux.
•Assurer l’accueil physique et téléphonique.
•Archiver et tracer des documents.

Savoir-être :
•Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
•Diplomatie, pédagogie et sens du service
•Polyvalence et esprit d’équipe

L'employeur :
Université Côte d’Azur est un grand Établissement Public à Caractère Scientifique Culturel et Professionnel dont les missions fondamentales sont la Formation des étudiantes et des étudiants et des professionnelles et professionnels, une Recherche d’excellence et une Innovation au service de tous et toutes. Depuis le 1er janvier 2020, cet établissement public expérimental vise à développer le modèle du 21ème siècle pour les universités françaises, basé sur de nouvelles interactions entre les disciplines (pluridisciplinarité et transdisciplinarité), avec une volonté de dynamique collective articulant Formation-Recherche-Innovation, ainsi que de solides partenariats locaux, nationaux et internationaux avec les secteurs public et privé.

Descriptif du service
Valrose, c’est aujourd’hui le nom d’un campus universitaire parmi les mieux situés en France. Siège d’Université Côte d’Azur et campus Sciences et Ingénierie, le campus Valrose est desservi par les transports en commun, notamment par le tramway, et il est proche de la gare Nice-ville. En plein cœur urbain de Nice, le Parc Valrose est un magnifique domaine de 10 hectares, remarquable par la richesse de sa flore et la beauté de ses monuments. Ses spécificités historiques et patrimoniales font du campus Valrose un lieu exceptionnel.