Assistant(e) de direction

Activités principales
Pilotage stratégique et appui opérationnel à la direction
Assurer le secrétariat particulier du directeur et de la directrice déléguée en veillant à l'optimisation de leur quotidien.
Apporter un appui stratégique et opérationnel continu, indispensable au pilotage global et à la prise de décision de la structure.
Coordonner l'organisation et le suivi de l'activité de la direction, incluant la gestion prospective d'agendas complexes à fortes contraintes.
Planifier et organiser les réunions institutionnelles et les comités de direction (gouvernance, logistique, convocations).
Rédiger les comptes-rendus, relevés de décisions et notes de synthèse issue des instances de gouvernance.
Assurer le suivi des décisions arbitrées par la direction et veiller à la sécurisation juridique et réglementaire des procédures administratives.
Assurer le suivi du plan de formation de la structure en lien avec la direction
Gestion des commandes et des stocks des fournitures de la DEETS

Interface relationnelle et coordination institutionnelle
Garantir l'interface de haut niveau entre la direction, les chefs de pôles, la Préfecture, le Secrétariat Général Commun (SGC) et l'ensemble des partenaires institutionnels.
Fluidifier la circulation de l'information et optimiser la coordination des actions entre les différents services et l'environnement externe.
Assurer l'accueil physique et téléphonique de premier niveau des autorités, partenaires et usagers
Gestion des flux d'information, des courriers et du secrétariat technique
Gérer et optimiser les boîtes de messagerie institutionnelle de la direction.
Assurer le traitement et le suivi rigoureux du courrier « arrivée » et « départ », en portant une attention critique aux flux émanant de ou destinés à la Préfecture et au SGC.
Identifier, signaler et orienter en urgence les dossiers, signalements ou sollicitations prioritaires vers les interlocuteurs appropriés.
Prendre en charge le traitement et le suivi de dossiers sensibles requérant une confidentialité absolue.
Assurer la publication officielle des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA) dans le respect des obligations légales.
Réaliser la frappe, la mise en forme textuelle et la relecture critique des correspondances, notes, rapports et documents officiels de la direction.
Piloter le classement, l'indexation et l'archivage physique et numérique des dossiers administratifs de la direction pour en garantir la traçabilité.

Profil recherché :
Connaissances :
Bureautique générale
Déontologie et principes du service public
Savoir-faire :
Organisation et gestion du temps
Hiérarchisation des urgences et priorisation
Conduite de campagne de recensement
Respect des échéances
Gestion des urgences et des risques
Compétences rédactionnelles
Savoir-être :
Discrétion et confidentialité professionnelle
Rigueur et fiabilité

Disponibilité, réactivité et ponctualité
Sens du relationnel

L'employeur :
La Direction de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DEETS) de la Martinique est un service déconcentré interministériel de l'État, créé le 1er avril 2021 dans le cadre de la Réforme de l'Organisation Territoriale de l'État (OTE). Elle regroupe les anciennes missions de la DIECCTE (Direction des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi) et le volet cohésion sociale de l'ancienne DJSCS (Direction de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale).

Placée sous l'autorité du Préfet de la Martinique, la DEETS assure le pilotage, l'animation et la coordination des politiques publiques autour de trois grandes priorités sectorielles : Protéger les personnes et les consommateurs, Accompagner les mutations économiques et les transitions professionnelles, et Développer les entreprises, l'emploi et la cohésion sociale. Pour mener à bien ses missions, la direction s'organise autour de 4 pôles d'expertise métiers :
Pôle 3E : Entreprises, Emploi et Economie
Pôle T : Inspection du Travail
Pôle C : Concurrence, Consommation et Répression des Fraudes
Pôle Solidarités : Cohésion sociale, insertion et lutte contre la précarité