ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

Sous l’autorité de la responsable des affaires générales et de la coordination, le secrétariat de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif, suit et gère les dossiers administratifs, participe à l'ensemble des affaires courantes sur les aspects administratifs et organisationnels.
Les missions de la personne en charge du secrétariat de direction constituent un véritable pilier au bon fonctionnement du service des affaires générales pour le chef d’établissement et son adjoint.

La personne en charge du secrétariat de direction travaille en collaboration étroite avec les autres membres du bureau es affaires générales : secrétariat du département de la sécurité et des détentions, chargé de communication et référente des pratiques professionnelles et MCI.
Activités du poste
· Gérer les agendas de la direction, faciliter la priorisation des demandes d’audience et suivre les échéances
· Organiser les réunions et rendez-vous : logistique, préparation des dossiers, invitations, accueil, listes d’émargement, ..
· Traiter le courrier postal et numérique : réception, tri, enregistrement, diffusion et suivi
· Rédiger et mettre en forme des documents administratifs : courriers, notes de service, comptes-rendus …
· Faire le lien administratif entre la direction et l’ensemble des services de l’établissement
· Gérer les documents : classement, diffusion, archivage …
· Assurer l’accueil téléphonique et physique
· Assurer l’intérim du secrétariat du département de la sécurité et des détentions
Compétences attendues
Connaissances
Maitrise des outils bureautiques et informatiques
Techniques de secrétariat
Règles de communication institutionnelle
Méthodes de recueil et de traitement de l'information
Savoir-faire
Disponibilité
Autonomie, esprit d'initiative et sens critique constructif
Discrétion, confidentialité, loyauté
Rigueur, fermeté
Sens de l'organisation et des priorités
Expression orale et écrite adaptée
Rendre compte de son activité
Savoir être
Qualités relationnelles, sens de l'observation
Aptitude à travailler en équipe
Capacité d'adaptation et polyvalence

L'employeur :
Descriptif du service
Le bureau des affaires générales coordonne et gère des activités administratives et logistiques au sein du Centre pénitentiaire de Fleury-Mérogis (CPFM) visant à faciliter le fonctionnement de l’ensemble des services, le déroulement des activités du CPFM dans le respect de la règlementation et des critères de labellisation, la circulation de l’information, la coordination de projets, les relations publiques, l’accueil des nouveaux agents.

Ces responsabilités incluent des tâches de rédaction, d’archivage, de logistique et de suivi et induisent un travail en collaboration avec l’ensemble des services et directions.