Assistant(e) de direction F/H

ACTIVITÉS
Missions générale
- Accueil téléphonique et physique et prise de rendez-vous des directions
- Gestion des agendas et organisation des réunions
- Prise de notes, comptes-rendus
- Saisie et mise en forme de documents
- Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
- Tri et dispatching du courrier
- Classement
-Commandes de fournitures (logiciel NSI)
- Plan d’équipement
- Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité et de la direction du site Avicenne
- Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction
- Appui à l’organisation des visites de certification du GHU et des démarches sectorielles
- Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction du site AVC et direction qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
- Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)
- Appui à la coordination des cellules de crises du GH en lien avec l’assistante de la direction du GHU
Missions spécifiques
- Préparation des instances de site et des instances qualité : envoi de l’ordre du jour et des annexes, installation des salles, préparation et regroupement des documents présentés en séance
- Participation à l’organisation et au suivi des certifications de sites
Missions ponctuelles
- Assurer le replacement du secrétariat de directions fonctionnelles en l’absence du binôme

Profil recherché :
Savoir-faire :
-Utiliser les outils bureautiques
-Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
-Savoir accueillir les usagers
-S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
-Organiser les plannings ; Préparer et organiser des réunions
-Travailler en équipe
-Organiser et prioriser les activités et définir un plan de classement
-Rédiger et assurer la transmission des informations en interne et en externe
-Réaliser la gestion administrative du courrier
Connaissances associées :
-Qualités rédactionnelles
-Gestions administratives
-Méthodes de classement et d'archivage
-Modalités d'accueil
-Techniques de prise de notes
-Utilisation d'outils collaboratifs
À propos de l'offre
Métier de référence
Responsable de coordination administrative
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