ASSISTANT(E)DE DIRECTION

Placé sous l'autorité directe du chef d'établissement, le secrétaire de direction assure les tâches administratives relatives à ce poste. Il est également sollicité par les autres membres de la direction.
Le secrétaire de direction entretien des liens avec tous les services de l'établissement et les partenaires de celui-ci. Il est aussi en contact régulier avec la préfecture.
Le secrétariat est composé de deux adjoints administratifs (un secrétaire de direction et un assistant de direction).

Activités
- Rédaction, enregistrement et diffusion des notes de service à la signature du Chef d'établissement
- Diffusion du courrier extérieur au sein des différents services du centre pénitentiaire
- Rédaction et enregistrement du courrier émanant de la direction et des autres services
- Gestion des appels téléphoniques
- Recensement des besoins en fournitures pour l'ensemble de l'équipe de direction
- Mise à jour du répertoire téléphonique de l'établissement et du trombinoscope de l’établissement
- Réservation de salle de réunions et de véhicules
- Organisation et diffusion des astreintes direction et des plannings des Commissions pluridisciplinaires uniques (CPU)
- Rédaction et le suivi des délégations de signature du Chef d'établissement
- Gestion des demandes d’habilitations FIJAIT – FIJAIS.
- Création et mise à jour de la base documentaire dans le cadre de la mise en conformité des procédures de l’établissement avec le référentiel des règles pénitentiaires européennes (RPE)
- Rédaction du rapport d’activité
- Gérer les demandes d’autorisation d’accès à l’établissement et les demandes de permis de visites des familles des personnes détenues.
- Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie
Compétences attendues
Connaissances
Maitrise des outils bureautiques et informatiques
Techniques de secrétariat
Règles de communication institutionnelle
Méthodes de recueil et de traitement de l'information
Savoir-faire
Disponibilité
Autonomie, esprit d'initiative et sens critique constructif
Discrétion, confidentialité, loyauté
Rigueur, fermeté
Sens de l'organisation et des priorités
Expression orale et écrite adaptée
Rendre compte de son activité
Savoir être
Qualités relationnelles, sens de l'observation
Aptitude à travailler en équipe
Capacité d'adaptation et polyvalence

L'employeur :
Descriptif du service
Le Centre Pénitentiaire Sud Francilien (CPSF) dispose d’une capacité opérationnelle de 798 places réparties au sein de nombreux secteurs. L’effectif total des personnels pénitentiaires s’élève à près de 400 agents.
La direction se compose d’un chef d’établissement, d’un directeur adjoint, de trois directeurs des services pénitentiaires en charge des structures constituant l’établissement et de deux attachés d’administration de l’Etat.

Placé sous l'autorité directe du chef d'établissement, le secrétaire de direction assure les tâches administratives relatives à ce poste. Il est également sollicité par les autres membres de la direction.
Le secrétaire de direction entretien des liens avec tous les services de l'établissement et les partenaires de celui-ci. Il est aussi en contact régulier avec la préfecture.
Le secrétariat est composé de deux adjoints administratifs (un secrétaire de direction et un assistant de direction).