Assistant Administratif et d'exploitation - (H/F)

Le projet
Créée en 1991, Ares est un groupe de l'ESS composé d'une vingtaine d'entreprises et associations à but non lucratif situées en Île-de-France essentiellement, en AURA et en Nouvelle Aquitaine. Notre conviction : personne n'est inemployable, en effet nous œuvrons à favoriser le retour à l'emploi de personnes vulnérables et en situation d'exclusion : chômeurs de longue durée, bénéficiaires du RSA, personnes en situation de handicap, migrants...En 2025, nous avons accompagné plus de 4500 personnes à travers des parcours vers l'emploi permettant d'améliorer la confiance et l'autonomie.

Notre action s'ancre dans des valeurs fortes d'engagement, de bienveillance, d'esprit d'équipe, de confiance et de professionnalisme. Nous sommes labellisés Great Place to Work.

Au sein du Groupe, le Pôle Ares Services se compose d'entreprises d'insertion qui développent, pour l'essentiel, des prestations de sous-traitance industrielle et logistique sur des sites clients, dont des Grands Comptes comme Suez, La Poste, L'Oréal, DHL. En 2024, le Pôle réalisait un chiffre d'affaires consolidé de près de 17 M€ et accompagnait au global près de 700 salariés en insertion. En croissance, le Pôle Ares Services crée sa 6e entreprise d'insertion dans l'Essonne, en partenariat avec un nouveau client Grand Compte. L'objectif est d'accompagner à terme plus d'une centaine de salariés en insertion.

Le Groupe Ares cherche aujourd'hui
Assistant Administratif.tive et d'exploitation pour la nouvelle Entreprise d'Insertion Ares Services Essonne.

Le poste
Ce poste est fait pour vous si :

- Participer à la création d'un nouvel établissement vous motive particulièrement

- Vous vous reconnaissez pleinement dans le projet de l'insertion par l'activité économique (IAE)

- Vous aimez travailler dans un environnement dynamique, coopératif, innovant et évolutif

Sous la responsabilité du directeur d'établissement, vos principales missions seront :

1. Accueil et secrétariat

- Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique

- Réceptionner les candidatures de salariés en insertion et gérer la logistique des sessions de recrutement

- Assurer le secrétariat : gestion du courrier, rédaction de correspondances, classement etc.

2. Suivi administratif des salariés

- Constituer le dossier administratif et effectuer les démarches d'embauche (contrats, visite médicale, DPAE etc.) pour chaque nouveau salarié

- Effectuer le suivi des différents éléments contractuels (mutuelle, renouvellements de contrat, visites médicales, etc.)

- Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salariés (congés, absences, arrêts maladies, acompte etc.), les saisir dans les différents tableaux de suivi et logiciels pour transmission au service Paye

3. Relation fournisseurs et saisie des pièces d'achats

- Gestion des achats directs : en concertation avec les chefs d'équipe, les REX et les clients, centraliser les besoins et passer les commandes ;

- Préparation des EPI pour les nouveaux arrivants et réassort du stock tampon ;

- Réception des factures fournisseurs (transmission par la comptabilité) pour validation avec les REX ;

- Extraction, retraitement et saisie des fichiers fournisseurs nécessaires à la facturation ;

- Saisie dans l'outil comptable des pièces d'achats ;

- Mise à jour du fichier fournisseurs et mise à jour des grilles tarifaires applicables ;

4. Gestion des intérimaires

- Gestion administrative des plannings hebdomadaires intérim et sous-traitance en fonction des besoins exprimés par les REX;

- Diffusion des informations ;

- Suivi des heures auprès des agences d'intérim et de la facturation par ces fournisseurs

Processus de recrutement :

- 1 entretien RH

- Un entretien avec le Directeur de site

- Une immersion sur site

Profil recherché
Profil
EXPERIENCE ET FORMATION :

- Niveau Bac+2 en assistanat, gestion des ressources humaines, administration du personnel ou paie.

- Deux ans d'expériences sur un poste similaire.

Les qualités recherchées :

- Adhésion aux valeurs et au projet du Groupe ARES : intérêt marqué pour son projet économique et social, ainsi que pour sa culture coopérative, participative et responsabilisante.

- Excellentes qualités relationnelles : capacité à interagir avec aisance et professionnalisme avec une grande diversité d'interlocuteurs au quotidien : salariés en parcours, collègues CASP, responsables d'exploitation, chefs d'équipe, direction, opérateurs externes, prescripteurs, orienteurs et clients.

- Autonomie et sens des responsabilités : capacité à prendre des initiatives et à faire preuve d'écoute active, de disponibilité et d'empathie. Rigueur organisationnelle, adaptabilité et aptitude à gérer les priorités, avec discernement face aux situations imprévues ou sensibles.

- Maîtrise de l'environnement informatique et n