Agent des formalités administratives (F/H) - COMBS LA VILLE

Positionnement hiérarchique :
Poste placé sous la responsabilité du responsable du service des formalités administratives-accueil
Niveau du poste dans l’organigramme :
Agent d’exécution
Missions principales
L’agent de formalités administratives assure l’accueil, l’information et l’accompagnement des administrés dans leurs démarches administratives. Il instruit et suit les dossiers relevant des titres d’identité, de l’état civil, des élections et des affaires générales. Par son action, il garantit la fiabilité des actes administratifs et contribue à la qualité du service public rendu à la population.
Activités principales
Accueil et information du public :
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers (physique et téléphonique)
• Gérer les rendez-vous et les flux d’accueil
• Assurer des missions d’accueil polyvalentes (gestion des clés, colis, photocopieur…)
Formalités administratives :
• Instruire et suivre les demandes de cartes nationales d’identité et passeports
• Traiter les attestations d’accueil, certificats de vie, légalisations de signature
• Assurer le suivi du recensement citoyen
• Enregistrer et suivre les PACS
État civil :
• Recevoir et instruire les déclarations d’état civil
• Rédiger les actes et assurer leur délivrance
• Mettre à jour les registres (mentions, rectifications)
• Gérer les livrets de famille
• Instruire les dossiers de mariage et de parrainage civil (planification, auditions, préparation des cérémonies)
• Assurer le secrétariat des mariages par roulement
Élections :
• Gérer les listes électorales (inscriptions, radiations, modifications)
• Traiter les procurations
• Participer à l’organisation matérielle des scrutins
• Tenir les bureaux de vote
Funéraire :
• Gérer les dossiers de concessions (achats, renouvellements)
• Suivre les opérations funéraires (inhumations, exhumations, travaux)
• Horaires spécifiques : Travail un samedi matin sur deux (avec récupération dans les 15 jours qui suivent)
• Autres contraintes :
- Secrétariat des mariages le samedi après-midi (par roulement, avec récupération)
- Disponibilité liée aux scrutins électoraux
• Type de contrat : Permanent
• Temps de travail : Temps complet
• Congés réglementaires et RTT selon l’organisation du service
• Prestations sociales : CNAS (adhésion prise en charge par la collectivité)
• Participation à la protection sociale complémentaire (prévoyance et mutuelle)
• Rémunération : Traitement de base, Régime indemnitaire et Prime annuelle
• Accès à la restauration municipale du personnel

Profil recherché :
Connaissances théoriques et pratiques :
• Connaissance du cadre réglementaire des titres sécurisés (CNI, passeports – TES)
• Connaissance du droit civil, du droit de la nationalité et de l’état civil
• Connaissance du Code électoral et de la réglementation funéraire
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Synbird, Mélodie, Gescime, Suffrage Web…)
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Savoir-faire :
• Accueillir et orienter le public avec professionnalisme
• Instruire et sécuriser des dossiers administratifs
• Appliquer des procédures réglementaires complexes
• Rédiger des actes et courriers administratifs
• Organiser son travail et gérer les priorités
• Rechercher des informations juridiques et réglementaires
• Travailler en équipe et en transversalité
• Assurer la transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement du service
• Gérer les situations sensibles ou conflictuelles
Savoir-être :
• Sens du service public
• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve
• Qualités relationnelles (écoute, diplomatie, patience)
• Maîtrise de soi et gestion du stress
• Ponctualité et assiduité
• Esprit d’équipe
• Bonne expression orale et écrite
NIVEAU DE RECRUTEMENT
• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d’emplois / Grades : Adjoints administratifs territoriaux
• Expérience souhaitée : Confirmée
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Une lettre de candidature et un CV sont à adresser à l’attention de Monsieur le Maire :
. Par mail : combs-la-ville@dotelec.online
. ou via le site de la Ville www.combs-la-ville.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 27/10/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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Ressources humaines

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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