Agent d'accueil-hotellerie

L’agent recruté est responsable des réservations de groupe prévues dans le plan de charge de l’école. Il traite les réservations transmises par les différents secrétariats, il assure ainsi la prise de réservation et les opérations qui s’y rapportent (confirmation, mise à jour des plannings et information des services).
Il développe et optimise l’occupation des chambres dans le respect des objectifs fixés par la Direction ou le/la responsable de l’unité accueil. Pour cela, il procède à des simulations sur le logiciel hôtelier, il alerte sa hiérarchie sur les éventuelles difficultés et propose des solutions.

Vos activités principales :
Ø Saisie et planification des promotions en formation initiale sur le logiciel hôtelier
Ø Saisie et planification des formations continues sur le logiciel hôtelier
Ø En charge avec le/la responsable du service de trouver des solutions alternatives d’hébergement en cas de saturation du site
Ø Sollicitation (FORMS) élèves hébergement congés, délais de route et week-end interstitiels
Ø Prépare les arrivées de groupes : fusion / collage des étiquettes et préparation des porte-cartes / encodage
Ø Gère la restauration des publics extérieurs
Ø Intervient devant les différents publics de l’école
Ø Gestion du standard
Ø Gestion de la communication avec les élèves
Ø Gestion des demandes d’interventions techniques

Profil recherché :
Connaissances
Un ou plusieurs logiciels hôtelier
Gestion générale d’un secrétariat
Pratiques hôtelières
Savoir-faire
Très bonne maitrise de la suite Office (Word et Excel)
Accueil physique et téléphonique
Techniques de planification
Savoir-être
Bonne présentation, bon accueil et amabilité
Diplomatie et maitrise de soi
Rigueur et méthode
Réactivité
Capacité d’anticipation
Travail en équipe
Sens du relationnel
Polyvalence

L'employeur :
L’Énap est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du garde des Sceaux, ministre de la Justice. Il assure la formation initiale de l’ensemble des personnels de l’administration pénitentiaire et une partie de leur formation continue. Il dispose d’un service de recherche et de documentation spécialisée et participe à l’activité internationale de la direction de l’administration pénitentiaire.
L’Énap est administrée par un Conseil d’Administration et dirigée par un directeur. Elle est organisée en directions : la Direction de la Formation, la Direction de la Recherche et de la Diffusion, le Secrétariat Général.

Descriptif du service
L’unité accueil et hébergement a pour missions principales l’accueil, l’information et l’orientation des différents publics se présentant à l’accueil (élèves, stagiaires, intervenants, partenaires…) ; l’organisation, la planification et la saisie des réservations sur le logiciel hôtelier (remise des clefs / badges), mais aussi la gestion des hébergements des élèves, stagiaires et intervenants.
A cela s’ajoutent des missions plus diverses, à savoir le traitement des demandes sur les questions d’hébergement et la transmission aux services concernés selon le besoin (maintenance, travaux), la diffusion des messages / informations auprès des élèves et stagiaires, la régie de recette ou encore la vente d’ouvrages et autres articles.
Composition et effectifs du service
1 chef de département ; 1 chef d’unité ; 2 agents d’accueil, 1 régisseur
Votre hiérarchie
N+1 : Chef d’unité
N+2 : Chef de département
Vos interlocuteurs métiers
Les autres unités et départements de l’ENAP.
Tout autre service co-dépendant de l’unité.