Agent administratif (h/f) - Département des Hauts-de-Seine

Au sein du secrétariat du service Programmation et Pilotage, les missions principales de ce poste sont d’assurer un appui transversal aux équipes techniques dans le cadre de l’élaboration, du suivi des projets et de contribuer à la coordination logistique, à la gestion documentaire, au suivi des marchés et à la qualité des processus internes, en lien avec les architectes, ingénieurs et techniciens du service. Ce secrétariat participe également à des projets transverses et à l’amélioration continue des outils et méthodes de travail.
Gestion administrative et logistique du service
• Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus.
• Suivi du courrier entrant/sortant (papier et FLOWER), classement et archivage numérique.
• Mise à jour des bases de données internes (prestataires, marchés, congés, etc.).
• Gestion des fournitures, commandes et demandes de matériel.
Appui à l’organisation des activités du service
• Gestion des agendas partagés, organisation de réunions (convocations, logistique, préparation de salles).
• Suivi des plannings d’absences, déplacements professionnels, visites de site, …
• Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes.
Soutien aux unités techniques
• Préparation de dossiers administratifs pour les projets (collecte de pièces, mise en forme, relances).
• Suivi de tableaux de bord liés à l’exécution des marchés ou à l’avancement des projets.
• Participation à la constitution des dossiers administratifs de programmation (diagnostics, plans, CR de visites).
• Appui au suivi administratif des prestataires (répertoire, courriers, relances, suivi des pièces administratives).
Contribution à la qualité et à la traçabilité
• Participation à la formalisation et au suivi des procédures internes (modèles, checklists, guides, archivage).
• Suivi des échéances administratives (contrats, conventions, marchés).
• Préparation et traitement administratif des dossiers pour audits, contrôles ou bilans d’activité.
Participation à des projets transverses du service
• Projets RH, qualité ou communication du service.
• Supports de communication interne (notes, synthèses, présentations).
• Groupes de travail internes (évaluation, amélioration continue, outils collaboratifs…)

Profil recherché :
- Adjoint administratif territorial titulaire ou à défaut contractuel titulaire d'un CAP/BEP secrétariat/administratif
Connaissances confirmées de l’environnement administratif et institutionnel :
- de l’environnement professionnel du domaine d’activité
- des procédures administratives
- des techniques de secrétariat bureautique et rédactionnelles
- des méthodes de classement et archivage
- Maitrise des Outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Acrobat Pro, Gestfact, etc.)
Qui sommes-nous ?
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).

Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Pour postuler à nos annonces, merci de vous rendre sur notre site internet :
https://recrutement.hauts-de-seine.fr/nos-offres-demploi
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 06/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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L'employeur :
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).

Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
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