Adjoint administratif - gestionnaire secrétariat

Dans sa globalité, le secrétariat est la porte d’entrée du service.
De la qualité de son accueil et de sa capacité à traiter l’information dépendent l’image et la qualité des suivis.
Le secrétariat contribue au bon déroulement des activités du service, l’agent y travaille en polyvalence.
Ses missions sont définies comme telles :
-Accueil physique du public ;
-Accueil téléphonique du public ;
-Création et fiabilisation des mesures sur PRISME;

-Gestion de la boîte structurelle ;
-Tenue des tableaux du suivi liés aux mesures saisies ;
-Traitement des mails et des courriers SAP ;
-Relance des ACC ;
-Archivage.

Profil recherché :
Connaissances:
Le fonctionnement et l’organisation des SPIP, le fonctionnement et l’organisation de l’AP, l'organisation judiciaire, les partenaires institutionnels et associatifs.
Savoir-être :
Aptitude à l’écoute et au dialogue
Sens du travail en équipe et en autonomie
Aptitude à rendre compte
Sens de l’initiative
Rigueur, discrétion et adaptabilité
Savoir-faire :
Maîtrise des logiciels et applications bureautiques (Windows, PRISME/GENESIS…)

Maîtrise des outils et techniques de gestion (tableaux de bord)
Assurer l’interface entre différents intervenants
Maîtriser les délais
Capacité à organiser et à prioriser
Capacité à structurer et concevoir

L'employeur :
L’administration pénitentiaire (DGAP), sous l'autorité du Garde des sceaux, Ministre de la Justice, participe à l'exécution des décisions pénales. Elle contribue à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique, dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.
Elle est l’une des cinq directions du ministère de la Justice.
Avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, et des partenaires associatifs, elle assure le service public pénitentiaire.
L’administration pénitentiaire emploie près de 45 000 agents. Outre l’administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales, dont la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Paris. (DISP).

Descriptif du service
Le SPIP du Val-d’Oise est constitué d’une équipe d’encadrement dont la composition est la suivante : la directrice fonctionnelle, une adjointe à la DFSPIP, 8 DPIP (dont 2 en milieu fermé).
En outre le service comprend 56 CPIP, 12 agents PSE, 1 psychologue et 2 binômes de soutien.
Les ressources administratives opérationnelles sont d'une attachée d'administration, de 3 secrétaires administratifs, 13 adjoints administratifs (dont 2 en milieu fermé), un correspondant local informatique, deux services civiques (dont 1 en milieu fermé) et un apprenti.
Le SPIP du Val-d'Oise est organisé en 2 résidences administratives (milieu ouvert et milieu fermé) et prend en charge environ 3500 personnes en milieu ouvert et 1150 personnes détenues hébergées au centre pénitentiaire d’Osny-Pontoise (CPOP), structure d’accompagnement vers la sortie (SAS), quartier de semi-liberté (QSL).