Université Lyon 3 - Gestionnaire administratif d'école doctorale H/F

Contexte
Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un Gestionnaire administratif d'école doctorale.
Sous la responsabilité de la direction de la Recherche et des études doctorales (DRED) :
Le/la gestionnaire assure l'accompagnement administratif, pédagogique et organisationnel de trois écoles doctorales : école doctorale de sciences économiques et de gestion (ED SEG), école doctorale lettres, langues, linguistique et arts (ED 3LA), et école doctorale sciences sociales.

À ce titre, il/elle constitue un interlocuteur privilégié des doctorants, des directeurs de thèse, des unités de recherche et des établissements partenaires, contribuant au bon fonctionnement et au rayonnement des écoles doctorales
Missions principales :
Gestion administrative et pédagogique
Assurer l'instruction et le contrôle de conformité des dossiers de candidature en doctorat.
Assurer le suivi des inscriptions administratives et pédagogiques des doctorants tout au long de leur parcours.
Suivre et contrôler la réalisation des obligations de formation doctorale.
Organiser et assurer le suivi des Comités de Suivi Individuel (CSI), notamment pour l’école doctorale de sciences économiques et de gestion.
Instruire les demandes de renouvellement d’inscription et de césure, en veillant au respect de la réglementation en vigueur.
Produire des indicateurs d'activité, des bilans et contribuer aux enquêtes institutionnelles et nationales (SIREDO, HCERES, suivi de l'insertion professionnelle des docteurs, rapports annuels, etc.).
Préparer et participer aux instances des écoles doctorales (conseils, commissions, groupes de travail) et assurer le suivi des décisions prises.
Concevoir, coordonner et participer à l'organisation des événements des écoles doctorales (journées de rentrée, colloques, ateliers, conférences, workshops…).
Assurer une coordination permanente avec les laboratoires, les composantes de l'université, les services centraux et les partenaires académiques.
Secrétariat
Accueillir, informer et accompagner les candidats, doctorants, directeurs et directrices de thèse, ainsi que les partenaires extérieurs.
Assurer la gestion quotidienne du courrier, de la messagerie et des demandes des usagers.
Organiser les réunions et en assurer la préparation logistique.
Rédiger et diffuser les comptes rendus, notes et documents administratifs.
Alimenter, mettre à jour et fiabiliser les bases de données et outils de suivi.
Assurer la gestion, le classement et l'archivage des dossiers administratifs conformément aux procédures en vigueur.
Piloter la logistique des activités des écoles doctorales : réservation des espaces, organisation des visioconférences, gestion des accès numériques et des fournitures.

Profil recherché :
Savoir-faire :
Qualités rédactionnelles
Maîtrise de la langue française
Maîtrise de l’anglais permettant de communiquer avec des interlocuteurs internationaux
Sens de l’organisation
Esprit analytique et synthétique
Rigueur
Savoir rendre compte
Gestion du temps, savoir anticiper, sens de la planification
Réactivité et efficacité
Pratique éprouvée des outils bureautiques numériques (Microsoft Office) et d’interne

Savoir-être :
Savoir travailler en équipe
Savoir travailler en autonomie
Sens relationnel développé
Aisance communicationnelle
Discrétion (confidentialité)
Diplôme(s) souhaité(s) : BAC + 2
Expérience souhaitée : Une expérience professionnelle dans l'enseignement supérieur serait un plus.
Connaissance et outils :
Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la Recherche et plus particulièrement des études de second et troisième cycl
Service recruteur : Direction de la Recherche et des Études Doctorales

L'employeur :
Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.
Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

Descriptif du service
La Direction de la recherche et des études doctorales assure la mise en œuvre de la politique scientifique de l’université. C’est une interface entre les chercheurs, les unités de recherche, les école doctorales, les services centraux et le monde institutionnel, économique, social et culturel pour les question de formation à la recherche, de recherche et de valorisation.
Elle est composée de 3 pôles dont le pôle projets qui apporte un appui aux chercheurs en les accompagnant notamment dans la recherche de financement et ainsi dans le montage de projets de recherche en réponse à des appels puis dans le suivi de leurs projets