SGZDS-C- Assistante de direction - Cabinet de Paris

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
1) Gestion du secrétariat et des appels téléphoniques.
- Recueillir, filtrer et assurer le renseignement des appels téléphoniques ; Accueil téléphonique et physique des visiteurs ;
- Réceptionner, trier, enregistrer et diffuser le départ et l’arrivée des courriers papiers et numériques ;
- Prendre connaissance des mails reçus et les diffuser aux services concernés selon la thématique, en lien avec le chef de cabinet et la directrice de cabinet

- Assurer la traçabilité du traitement et l’archivage numérique des notes reçues ou produites par l’autorité
- Mettre en forme et assurer les saisies informatiques de documents (notes, courriers, fiches, procédures...)
- Participer, en cas de besoins, des notes et des comptes-rendus de réunion
- Assurer un soutien logistique pour la gestion du service ( réception, commandes repas et réceptions
gestion des fournitures du service,…).
2) Gestion de l’agenda et des déplacements des autorités.
- Participer à la gestion de l’agenda du préfet ;
- Participer à l’organisation des réunions, entretiens, visites et déplacements de la préfet, en lien avec la
direction du cabinet et pôle conducteur ;
- Participer à la constitution, le suivi et l’archivage/classement des dossiers de la préfet
Vos perspectives :
Possibilité d’évolution au sein du SGZDS.
Durée attendue sur le poste : 2 à 3 ans minimum

Profil recherché :
Connaissances techniques
Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis
Expression orale et techniques de communication
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser
/ niveau pratique - requis
Savoir analyser
/ niveau pratique - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau pratique - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

L'employeur :
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Animant un réseau de nombreux partenaires publics et privés, le SGZDS prépare et planifie la réponse aux crises de différentes natures : crises sanitaires, événements météorologiques, actes terroristes, pics de pollution, risques liés aux grands rassemblements, etc.
Le SGZDS est également en charge de la sécurité économique des opérateurs d’importance vitale du territoire, de la coordination de dossiers structurants portés par les services d’incendie et de secours, du dialogue civilo-militaire, notamment pour ce qui concerne l’opération Sentinelle.

Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Le SGZDS compte une centaine d'agents de statuts administratifs et actifs (policiers, gendarmes, sapeurs-pompiers, personnels administratifs titulaires et contractuels IOM et relevant du statut des administrations parisiennes).
Le Cabinet de la Préfet est composé :
- D’une directrice de cabinet.
- D’un chef de cabinet.
- D’un pôle juridique : un agent de catégorie A.
- D’un pôle communication : un agent de catégorie A et un apprenti
- D’un pôle secrétariat : composé de 2 adjoints administratif (travail en binôme)
- D’un pôle conducteur : 3 agents actifs PN.
Liaisons hiérarchiques
Le chef de cabinet du préfet SGZDS
La directrice de cabinet du préfet SGZDS
Le préfet SGZDS
Liaisons fonctionnelles
Avec toutes les composantes du SGZDS, avec le Cabinet du Préfet de Police, avec toutes les directions de la
Préfecture de Police, les partenaires extérieurs publics ou privés.