SECRÉTAIRE MÉDICO-SOCIAL (SIÈGE) - H/F

Description :

MISSION PRINCIPALE :

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR :

- Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,

- Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions

- Assurer les commandes de fournitures,

- Organiser en collaboration avec l'assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,

- Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,

- Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistante présente,

- Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention,

- Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail,

- En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,

- Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage,

- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants.

ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL :

- Gérer l'agenda du médecin,

- Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,

- Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,

- Organiser les téléconsultations,

- Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,

- Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,

- Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,

- Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,

- Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),

- Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,

- Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),

- Suivre les prêts de matériel,

- Suivre les transferts des dossiers médicaux,

- Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail,

- Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux,

- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux,

- Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :

- Localisation : Paris 13e

Profil recherché :

CONNAISSANCES

- Environnement de la fonction publique

- Notions de réglementation en santé au travail

SAVOIR-FAIRE

- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)

- Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical

- Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences

- Reporter sur son activité

APTITUDES

- Rigueur, sens de l'organisation,

- Réactivité et autonomie

- Qualités relationnelles

- Sens de la communication et du travail en équipe

- Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, .

- Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales

EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)

- Expérience dans le secrétariat

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)

- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager