SECRETAIRE MEDICALE - POLE SANTE MENTALE

DEFINITION DE LA FONCTION
Accueil des patients, gestion administrative du parcours de soins et de la qualité du DPI (volet administratif), référente de plusieurs praticiens
DESCRIPTION DES MISSIONS
Frappe et envoi des courriers
Prise de rendez-vous, liaison avec les familles : demandes d’entretien
Gérer le planning des congés et des absences des médecins dans le logiciel Sillage
Frappe de comptes rendus divers
Etre l’interlocuteur privilégié des médecins de rattachement
Planification et commande des ambulances (PTAH)
Gestion régulière des renouvellements des certificats légaux (SPDRE-SPDT)
Les demandes de sortie de courte durée (SPDT- SPDRE)
Tableau des absences du mois (médecins, psychologues, assistantes sociales)
Certificats médicaux dont les certificats légaux avec gestion régulière des renouvellements
Astreinte le weekend pour les certificats légaux
Tenus des statistiques mensuelles à l’aide du logiciel « Cora recueil » : activité hospitalière (consultations, entretiens téléphoniques, diagnostics…) + statistiques annuelles et statistiques ponctuelles
Saisis « code diagnostic », journées d’isolement sur logiciel Cora
Participation aux réunions
Création de dossiers de nouveaux patients dans M-GAM
Numérisation des documents dans Sillage

MISSIONS SECONDAIRES
Préparation des tableaux de la permanence des soins – Astreinte des médecins
Classement des dossiers patients (hospitalisation complète et hôpital de jour)
Orientation des patients et des familles
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenaires…
Transmissions des messages aux personne concernées (médecins, psychologues, assistantes sociales)
Frappe de comptes rendus
Réception et tri du courrier
Gestion des rendez-vous médicaux
Gestion et commandes des fournitures de bureau
Gestion et réapprovisionnement régulier de la documentation : imprimés, dossiers, plaquettes

Profil recherché :
SAVOIR-FAIRE
· Ecoute active
· Adaptation
· Gestion
· Maitrise d’outils spécifiques (bureautique)
QUALITES REQUISES
Sens du relationnel – Ecoute – Patience- Empathie
Sens de l’observation – Initiatives - Responsabilité
Esprit d’équipe
Savoir collaborer avec l’équipe pluridisciplinaire et avec l’entourage
Rester neutre en tout domaine
Savoir reconnaitre la notion d’urgence en vue d’une orientation adaptée
Savoir relayer l’information lorsque celle-ci dépasse les compétences de la secrétaire médicale
Organisation et méthode
Motivation (notamment au regard des projets du secrétariat et du service)
Sens aigu de l’équité et bon esprit d’équipe
Respect du secret professionnel et discrétion en tout point de vue
Bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Cora, Sillage, M-GAM, PTAH)
Autonomie
Rigueur

ORGANISATION DU POSTE
La secrétaire médicale est rattachée hiérarchiquement à la coordonnatrice des secrétaires et fonctionnellement aux praticiens.

L'employeur :
La ville de Calais, 80 000 habitants, représente la 4e ville de l’ex-région Nord-Pas de Calais. Carrefour européen, la ville se situe à 30 minutes de Lille en TERGV, 1h30 de Paris en TGV, 1h30 de Londres en Eurostar, 2h de Bruxelles par la route. La bassin d’emploi compte 165 000 habitants tandis que le littoral et le parc naturel des deux caps offrent un cadre de vie agréable pour les familles.
Le Centre Hospitalier de Calais, certifié niveau A par la Haute Autorité en Santé, offre des soins de qualité reconnue dans les domaines de la médecine, de la chirurgie, de l’obstétrique, des soins de suite, de la santé mentale et de l’accompagnement des personnes âgées.
Etablissement innovant, il procède à des investissements de référence, tels que l’embryoscope dans le domaine de l’Assistance Médicale à la Procréation, une colonne 4K en chirurgie gynécologique ou la plateforme d’échanges et de partages PREDICE, en lien avec l’ARS, le Conseil Régional des Hauts de France et le FEDER. Il investit également dans la formation des futurs professionnels, en accueillant 40 internes chaque semestre, et près de 200 élèves IDE, kiné ou sages-femmes, chaque année. Partenaire des soins pour le territoire du Calaisis et référent sur des filières spécialisées (AVC, cancérologie, gynécologie, maternité), il participe au GHT de la Côte d’Opale et articule ses activités avec de nombreux acteurs de santé du Littoral. Le CH compte 200 médecins et 1900 professionnels non médicaux.

Descriptif du service
Pôle : SANTE MENTALE
Service : Psychiatrie Hospitalisation