Secrétaire Médical(e) - Service Hospitalisation à domicile

Missions spécifiques du poste
- Accueil téléphonique.
- Gestion administrative des admissions et sorties des patients : saisie et mise à jour des dossiers patients, vérification des critères d’éligibilité à l’HAD, recueil des documents nécessaires (ordonnances, consentements…).
- Saisie des CR.
- Saisie des codages dans un logiciel métier spécifique.
- Création/rédaction d’organigrammes organisationnels et décisionnels pour optimiser le parcours patient.

- Réception, traitement, classement et archivage des documents médicaux.
- Travail collaboratif avec les intervenants extérieurs.
- Facturation des médecins traitants et des kinésithérapeutes à transmettre à la DAFCO.
- Facturation et suivi financier des actes des IDEL à transmettre à la DAFCO et aux IDEL.
- Support à l’équipe médicale : aide à la rédaction de courriers, procédures.
- Statistiques des admissions et sorties des patients.
- Commande et suivi du matériel de location avec les prestataires
- Gestion des fournitures en bureautique.
- Participation aux staffs pluridisciplinaire.
Activités
Gestion des dossiers patients
Création et mise à jour du dossier administratif et médical des patients en HAD.
Classement et archivage des documents médicaux : prescriptions, comptes rendus, résultats biologiques, consentements, etc.
Organisation des admissions et des sorties
Réception et enregistrement des demandes d’admission en HAD (venant de l’hôpital, de la ville ou d’autres structures).
Planification administrative des entrées et sorties des patients, en lien avec l’équipe de coordination.
Vérification de la concordance des données administratives et médicales (identito-vigilance, critères d’éligibilité HAD, etc.).
Suivi des documents médicaux
Réception, diffusion et suivi des documents médicaux.
Contrôle de la conformité réglementaire des documents transmis au service HAD.
Gestion des comptes rendus d’hospitalisation, d’évaluation ou de suivi.
Facturation et gestion administrative
Préparation des éléments nécessaires à la facturation des séjours HAD, en lien avec les IDEL, les médecins traitants, les kinésithérapeutes et la DAFCO.
Saisie des actes, des durées de prise en charge, des éléments de codage
Suivi des indicateurs d’activité et participation au staff hebdomadaire pluridisciplinaire.
Commande et gestion des stocks des fournitures en bureautique.
Accueil et information
Accueil téléphonique des patients, familles et professionnels de santé.
Information sur les démarches administratives liées à l’HAD.
Respect de la confidentialité et du secret professionnel.
Missions spécifiques en lien avec la qualité
Déclarer les EI et contribuer à leur analyse
Participer aux EPP et CREX au sein du service et du pôle
S’informer du suivi du PAQSS du service
Contribuer à l’élaboration et la réactualisation des procédures, fiches techniques
Fonction d’encadrement
Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service

Profil recherché :
Savoir faire
Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Sens de l’organisation, gestion du stress et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
Connaissance du vocabulaire médical spécifique à l’HAD

Savoir être
Esprit d’équipe
Capacité d’écoute
Discrétion
Disponibilité
Réactivité, rigueur
Qualités relationnelles
Autonome et organisée
Gestion de situations sensibles
Ponctualité

L'employeur :
Le Centre hospitalier de Châteauroux-le-Blanc, établissement public de santé issu d’une fusion absorption du 1er janvier 2017, appartient au territoire de santé de l’Indre qui regroupe 233 000 habitants.
Avec une capacité d’accueil de 1 112 lits et places, le centre hospitalier est l’établissement de référence de l’Indre et établissement support du groupement hospitalier de territoire de l’Indre.
Le Centre hospitalier de Châteauroux-le-Blanc a une activité très diversifiée et a su, en plus de ses activités de base, développer des pôles d’excellence.

L’ensemble des activités y sont représentées : cardiologie, pneumologie, soins de suite et réadaptation, médecine interne, oncologie, neurologie, gériatrie, anesthésie, réanimation, pharmacie, psychiatrie, gynécologie obstétrique, pédiatrie et néonatologie, imagerie médicale, urgences, hépato gastro-entérologie, ophtalmologie, chirurgie (ORL, dentaire, digestive, vasculaire, orthopédique)
IL EST COMPOSÉ DE 6 SITES PRINCIPAUX :
Le site principal situé à Châteauroux
Le site du Blanc
Le site de la psychiatrie adulte sur le lieu dit « Gireugne »
Le Centre Médico Psychologique Pivot (CMP)
Le Centre de Soins de Suite et de Réadaptation (CSSR)
Le site de psychiatrie réadaptation à La Châtre
Sur l’année 2018, il a accueilli plus de 60 000 passages aux urgences, 28 241 patients en hospitalisation complète et prise en charge ambulatoire, et a compté 1433 naissances. Il est siège du SAMU et dispose d’un hélicoptère.
Descriptif du service
Missions du service
Le service HAD a pour mission principale de prendre en charge des patients à leur domicile pour des soins habituellement dispensés en milieu hospitalier, dans le cadre d’une alternative à l’hospitalisation conventionnelle. Il s’intègre pleinement dans le parcours de soin coordonné et personnalisé du patient.
Il assure la continuité des soins hospitaliers à domicile.
Il réduit ou évite les hospitalisations en établissement.
Il favorise le retour à domicile dans des conditions de sécurité et de qualité.
Il préserve la qualité de vie du patient dans un environnement familier.
La secrétaire exerçant au sein d’un service d’HAD assure un rôle de coordination, de gestion administrative, et de soutien aux équipes médicale et paramédicale.
Elle est en charge de la facturation des actes pour les IDEL.
Elle contribue au bon déroulement de la prise en charge des patients à domicile tout en veillant au respect des procédures médico-administratives et des exigences règlementaires propres à l’HAD.