SECRETAIRE EN SOUS-DIRECTIONS - SDIS de Pas-de-Calais

Le (la) secrétaire des sous-directions Opérations et instruction et Conseil aux territoires réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations au profit des services et du (de la) sous-directeur(rice) Opérations et instruction (SDOI) et du (de la) sous-directeur(rice) Conseil aux territoires (SDCT). Il (elle) accueille et renseigne les agents et/ou les interlocuteurs(rices) externes de l’établissement. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Préparer, rédiger et éditer des documents :
o Réaliser les demandes d’attestation d’intervention ;
o Réaliser des ordres d’opération ou d’exercice ;
o Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des groupes de travail menés par le Groupement planification (en matière de planification territoriale et opérationnelle) ;
o Assurer le suivi et contrôler les documents issus des services de la SDOI et de la SDCT ;
- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données ;
- Effectuer le suivi des commandes, de la facturation :
o Saisir les bons de commande, enregistrer les factures ;
o Gérer la logistique courante et urgente des stocks alimentaires opérationnels.
- Assurer le traitement des dossiers administratifs relatifs à son domaine d’activité :
o Elaborer et assurer le suivi des dossiers (avis permis de construire, certificats d’urbanisme, autorisations de travaux, manifestations sportives, jeux d’artifice…) ;
o Gérer les demandes d’indemnités, assurer leur contrôle et leur saisie dans Agendis ;
o Editer mensuellement sur Agendis les tableaux des différentes activités indemnisées (gardes, formation des unités spécialisées, exercices…) ;
o Préparer et assurer le suivi des dossiers présentés aux commissions départementale de sécurité et d’accessibilité (CCDSA) et grands rassemblements (GR), et aux commissions départementales de sécurité routière (CDSR) ;
o Assister les cadres du service planification territoriale dans la préparation des dossiers instruits dans le cadre de l’élaboration des plans intercommunaux de sauvegarde (PICS) ;
o Assister les services des deux sous-directions dans la préparation et le suivi des dossiers relatifs aux grands rassemblements (Enduropale…) ;
- Gérer l’organisation administrative des réunions des sous-directeurs(rices) et/ou des cadres des services de la SDOI et de la SDCT ;
- Gérer les aspects logistiques et les moyens matériels du service ;
- Assurer la gestion du courrier et des courriels (collecte, enregistrement et répartition) ;
- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.

Profil recherché :
Savoirs :
- Connaissance de l’organisation du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS 62 ;
- Procédures de gestion et d’instruction administrative ;
- Constitution, rôle et attributions des commissions (CCDSA, CDSR…) ;
- Vocabulaire professionnel du service ;
- Techniques de gestion de planning ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Règlementation des pièces justificatives ;
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Gestion administrative du courrier et des courriels ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Techniques d’organisation et de planification ;
- Règles de classement et d’archivage ;
- Logiciels et applicatifs métiers ;
- Outils bureautiques.
Savoir-faire :
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur(rice) ;
- Gérer et suivre les flux des parapheurs ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Contrôler les pièces justificatives ;
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres ;
- Suivre les délais et gérer les échéances ;
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus…) ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier et des courriels ;
- Élaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
- Assurer l’organisation logistique (réservation de salle, envoi des convocations…) ;
- Trier, classer et archiver des documents.
Qualités et aptitudes :
- Rigueur ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité ;
- Disponibilité ;
- Capacité à travailler en équipe ou en réseau.
Conditions d’exercice
- Selon les modalités et dans les conditions prévues par le règlement intérieur.
Régime indemnitaire
- Régime indemnitaire défini dans l’annexe 14 du règlement intérieur :
o IFSE Secrétaire en sous-direction : C2
Qui sommes-nous ?
Un service départemental d’incendie et de secours (SDIS) est un établissement public administratif chargé de l’organisation des secours d’urgence et de la lutte contre les incendies à l’échelle d’un département. Bien qu’il travaille en étroite collaboration avec la Préfecture pour la gestion des crises, il s’agit d’une structure autonome dotée de la personnalité morale et d’un budget propre, principalement financé par le Département et les communes (ou EPCI), et dispose de ses agents et de ses équipements. C’est l’acteur central de la sécurité civile sur le territoire : il assure la protection des personnes, des biens et de l’environnement face aux accidents, aux sinistres et aux catastrophes.

L’organisation du SDIS repose sur une gouvernance partagée. Il est administré par un Conseil d’Administration, composé majoritairement d’élus du Département et des communes, et est présidé par un élu (souvent le Président du Conseil départemental). Le Préfet (ou parfois le Maire) exerce l’autorité opérationnelle pour l’emploi des moyens de secours lors des interventions, tandis que le Directeur départemental des services d’incendie et de secours (DDSIS) assure la direction opérationnelle et administrative du service.
Les compétences d’un SDIS sont régies par des missions d’urgence et de prévention. Son champ d’intervention est vaste et exige une réactivité permanente :
Le Secours d’Urgence aux Personnes (SUAP) : c’est la mission la plus fréquente, consistant à porter secours aux victimes d’accidents de la route, d’accidents domestiques ou de malaises.
La lutte contre les incendies : qu’il s’agisse de feux urbains, industriels ou de feux de forêts, le SDIS déploie des moyens techniques spécialisés pour éteindre les sinistres.
La prévention et la prévision : le SDIS conseille les autorités et vérifie la conformité des établissements recevant du public (ERP). Il analyse les risques du territoire pour anticiper les interventions (inondations, risques chimiques, etc.).
Les Opérations de Sauvetage Spécifiques : Recherche en décombres, sauvetage aquatique ou interventions en milieu périlleux.
Le SDIS joue également un rôle essentiel en matière de prévention, à travers le contrôle des établissements recevant du public, l’information des populations et la préparation aux situations de crise.
Les SDIS s’appuient sur un maillage territorial dense de Centres d’incendie et de secours, permettant une intervention rapide sur l’ensemble du département. Ils regroupent des sapeurs-pompiers professionnels (SPP), des sapeurs-pompiers volontaires (SPV) et des personnels administratifs, techniques et spécialisés (PATS). Ces derniers sont indispensables au fonctionnement de la structure : mécaniciens engins, techniciens informatiques, gestionnaires RH, logisticiens ou médecins. C’est un environnement professionnel unique, tourné vers l’action et le service public de l’urgence, offrant la satisfaction de contribuer concrètement à la sécurité et à la sérénité des citoyens.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Les dossiers de candidature, composées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé
doivent être adressés (en interne : sous couvert de la voie hiérarchique), uniquement par mail à :
recrutement@sdis62.fr
avant la date limite de candidature indiquée ci-dessus à :
M. LE PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Service Départemental d’Incendie et de Secours du Pas-de-Calais
Sous-direction Ressources Emplois et Compétences - Groupement Ressources Humaines
Service Effectifs, Recrutement et Mobilité
18, Rue René Cassin –ZA Des Chemins Croisés - BP 20077
62223 SAINT LAURENT BLANGY Cedex
RAPPEL IMPORTANT
Les postulants en interne sont priés de se rapprocher de leur chef de service afin de faire viser leur candidature avant transmission au service effectifs, recrutement et mobilité.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter le :
Service Effectifs, Recrutement et Mobilité
Catherine BACQUEZ au 03.21.21.82.26
Jérémy COILLOT au 03.21.21.80.99
Laury MARQUIS au 03.21.21.80.49
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/11/2026
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
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L'employeur :
Un service départemental d’incendie et de secours (SDIS) est un établissement public administratif chargé de l’organisation des secours d’urgence et de la lutte contre les incendies à l’échelle d’un département. Bien qu’il travaille en étroite collaboration avec la Préfecture pour la gestion des crises, il s’agit d’une structure autonome dotée de la personnalité morale et d’un budget propre, principalement financé par le Département et les communes (ou EPCI), et dispose de ses agents et de ses équipements. C’est l’acteur central de la sécurité civile sur le territoire : il assure la protection des personnes, des biens et de l’environnement face aux accidents, aux sinistres et aux catastrophes.

L’organisation du SDIS repose sur une gouvernance partagée. Il est administré par un Conseil d’Administration, composé majoritairement d’élus du Département et des communes, et est présidé par un élu (souvent le Président du Conseil départemental). Le Préfet (ou parfois le Maire) exerce l’autorité opérationnelle pour l’emploi des moyens de secours lors des interventions, tandis que le Directeur départemental des services d’incendie et de secours (DDSIS) assure la direction opérationnelle et administrative du service.
Les compétences d’un SDIS sont régies par des missions d’urgence et de prévention. Son champ d’intervention est vaste et exige une réactivité permanente :
Le Secours d’Urgence aux Personnes (SUAP) : c’est la mission la plus fréquente, consistant à porter secours aux victimes d’accidents de la route, d’accidents domestiques ou de malaises.
La lutte contre les incendies : qu’il s’agisse de feux urbains, industriels ou de feux de forêts, le SDIS déploie des moyens techniques spécialisés pour éteindre les sinistres.
La prévention et la prévision : le SDIS conseille les autorités et vérifie la conformité des établissements recevant du public (ERP). Il analyse les risques du territoire pour anticiper les interventions (inondations, risques chimiques, etc.).
Les Opérations de Sauvetage Spécifiques : Recherche en décombres, sauvetage aquatique ou interventions en milieu périlleux.
Le SDIS joue également un rôle essentiel en matière de prévention, à travers le contrôle des établissements recevant du public, l’information des populations et la préparation aux situations de crise.
Les SDIS s’appuient sur un maillage territorial dense de Centres d’incendie et de secours, permettant une intervention rapide sur l’ensemble du département. Ils regroupent des sapeurs-pompiers professionnels (SPP), des sapeurs-pompiers volontaires (SPV) et des personnels administratifs, techniques et spécialisés (PATS). Ces derniers sont indispensables au fonctionnement de la structure : mécaniciens engins, techniciens informatiques, gestionnaires RH, logisticiens ou médecins. C’est un environnement professionnel unique, tourné vers l’action et le service public de l’urgence, offrant la satisfaction de contribuer concrètement à la sécurité et à la sérénité des citoyens.
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