SECRETAIRE DU PÔLE DES PRODUCTIONS AUDIOVISUELLES H/F H/F

Vos missions principales sont :
Gestion administrative
Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriels du pôle ;
Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les courriers, notes, comptes rendus, feuilles de service et documents administratifs ;
Assurer le classement, l’archivage (papier et numérique) et la mise à jour des dossiers de production ;
Suivre les circuits de validation administrative et hiérarchique (parapheurs électroniques) ;
Assurer la planification des agents et son suivi pour les congés, RTT, repos compensateurs et les permissions.

Suivi des productions
Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets (devis, bons de commande, conventions, contrats, facturation) ;
Mettre à jour les tableaux de suivi de production et les plannings ;
Centraliser et diffuser les informations liées à l’avancement des projets.
Organisation et logistique
Organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements (réservations, convocations, ordres de mission…) ;
Assurer la coordination logistique lors des missions opérations extérieures.
Interface et coordination
Servir de point de contact entre le pôle, les autres services de l’ECPAD et les partenaires extérieurs ;
Faciliter la circulation de l’information au sein de l’équipe ;
Travailler en coordination permanente avec l’assistante du chef de pôle afin d’assurer la continuité administrative et le suivi des priorités.
Vos missions secondaires sont :
Soutien au département du pilotage des productions
Réservation de taxis en fonction des feuilles de service (FS), gestion de l’abonnement taxi et certification le cas échéant
Demande de régie ;
Demande d’avance de frais de mission ;
Archivage sur Acropolis des factures certifiées ;
Gestion et rangement de la boîte mail « administration PPA » : attribution des messages et classement dans les dossiers appropriés ;
Gestion des biodatas : mise à jour, relance en cas de pièces expirées, ajout lors des nouvelles arrivées ;
Mise à jour des tableaux de suivi (Word et Excel) ;
Validation des tâches terminées dans l’outil Smart Evo ;
Création des ordres de mission (selon organisation retenue).
Appui à l’administration de production (selon organisation et montée en compétence)
Déclarations SDRM et DPAE ;
Attribution et suivi des numéros d’objet et de contrat ;
Envoi des parapheurs pour signature des contrats et mise en ligne des contrats signés sur Acropolis ;
Mise en paiement des contrats d’intermittents ;
Participation à l’amélioration des procédures internes ;
Appui ponctuel à l’organisation d’événements ou de projections ;
Contribution au respect des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie propres au ministère des Armées.

Profil recherché :
Connaissances :
· Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
· Connaissance de l’environnement institutionnel et, idéalement, du secteur audiovisuel ;
· Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
· Maîtrise des techniques et des outils audiovisuels.
Savoir-être :
· Discrétion et sens aigu de la confidentialité ;

· Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
· Esprit d’équipe et qualités relationnelles ;
· Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement opérationnel.
Savoir-faire :
· Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques ;
· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs) ;
· Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
· Aisance dans la communication orale et écrite.

L'employeur :
L’Établissement de communication et de production audiovisuelle de la Défense (ECPAD) est le centre d’archives et de production audiovisuelle du ministère des Armées. À ce titre, il conserve des fonds d’archives audiovisuelles et photographiques qui témoignent de plus de cent ans d’histoire, soit 15 millions de photos et 94 000 heures de films. Il met ces archives numériques à disposition du public sur www.imagesdefense.gouv.fr.
Acteur culturel, l’ECPAD valorise ses fonds à travers l’édition d’ouvrages, la coproduction de films, la réalisation d’expositions et la participation à des festivals. L’établissement est aussi un acteur de l’éducation et de la recherche auprès des scolaires, des étudiants et des enseignants, et un centre de formation grâce à son École des métiers de l’image (EMI).

Aujourd’hui, l’ECPAD demeure un témoin en temps réel de l’engagement des forces armées françaises sur tous les théâtres d’opérations avec ses équipes de reportage formées aux conditions de tournage opérationnel. En un peu plus d’un siècle, les contraintes techniques ont évolué, ouvrant la voie à une production plus importante, tandis que l’expertise des opérateurs des armées leur a permis, en toutes circonstances, de capter des images pour l’information et de témoigner pour la mémoire.
Découvrez l’établissement en images : https://www.youtube.com/watch?v=BnT-cYBQjJw
Descriptif du service
Le pôle :
Composé de 80 agents, répartis dans quatre départements (pilotage, réalisation, équipes et moyens de tournage, postproduction), le pôle de production audiovisuelle (PPA) met en œuvre l’ensemble des moyens audiovisuels destinés aux missions suivantes :
· La couverture image opérationnelle des Armées ;
· La réalisation de productions audiovisuelles ;
· Les dispositifs audiovisuels d’événements nationaux ou de commémorations.
Le commandement du pôle est composé de quatre agents : chef du pôle de production audiovisuelle, adjoint au chef du pôle, assistante du chef de pôle.