SECRETAIRE DU CIRFA MARINE DE TOULON

Rattaché au chef de bureau, vous serez chargé de traiter les différentes tâches administratives relatives à la constitution des dossiers des candidats à l’engagement dans la Marine nationale et à leur parcours de recrutement, puis à leur mise en route. En outre, vous apporterez votre soutien au chef de secteur dans les tâches administratives inhérentes à ses fonctions en l’assistant dans son secrétariat (courrier, gestion administrative de ses déplacements, etc.).
Dans ce cadre, vous :
- Dirigerez une équipe de quatre quartiers-maîtres ou matelots de la Marine, le cas échéant de personnel réserviste,
- Organiserez l’activité du secrétariat en lien avec le chef de bureau et lui rendrez compte des problèmes rencontrés dans le traitement des dossiers des candidats ;
- Assurerez la prise en compte, le contrôle puis la saisie sur les outils informatiques requis (SIREC, SPARTA, Démarches Simplifiées, …) des dossiers des candidats à l’engagement ;
- Préparerez les convocations des candidats pour leur présentation en département d’évaluation et prendrez leur billet de train sur le logiciel TACITE ;
- Initierez les demandes de fiches individuelles pour le contrôle élémentaire (FICE) sur le SI SOPHIA, et les demandes d’extrait de casier judiciaire sur internet ou par courrier pour les outremers, puis insérerez les retours après traitement dans les dossiers ;
- Préparerez les ordres de ralliement des candidats admis
- Procéderez à l’archivage des dossiers papier...

Profil recherché :
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, l'usage de la correspondance administrative et l'utilisation des logiciels de bureautique.
Vous avez le sens des relations humaines, êtes rigoureux, faites preuve de réactivité et savez prendre des initiatives.
En outre, vous êtes capable de travailler en équipe, de favoriser la collaboration et de contribuer à la bonne dynamique du collectif.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées : https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».
• Pour plus d’informations sur nos métiers : https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs : https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service
Le bureau de recrutement Marine du CIRFA de Toulon est chargé, au niveau de sa zone d’action du département du Var, d’informer le public sur l’offre d’engagement dans la Marine, de conseiller et d’orienter les candidats, d’instruire leurs candidatures et de les suivre jusqu’à leur incorporation. En outre, le bureau participe à des actions d’information et de rayonnement à des fins de recrutement, le cas échéant en les organisant.
Il est colocalisé avec les bureaux de recrutement de l’armée de Terre et de l’armée de l’Air et de l’Espace, avec lesquels il constitue le centre d’information et de recrutement des forces armées (CIRFA), et avec la structure de commandement du secteur sud-est du SRM.
Le bureau de recrutement Marine est constitué de 8 officiers mariniers conseillers en recrutement, de marins chargés de l’accueil des candidats et d’un secrétariat ayant pour mission principale le soutien administratif des recruteurs.