Secrétaire du chef de service à la division ressources humaines

Vous serez principalement chargé d'assurer la gestion du courrier "arrivée" en provenance de la cellule management de l’information (CMI) de la SIMMT FE (postal, MUSE, NEMO, ELISE, COR@IL) et du courrier "départ" où vous contrôlerez la forme suivant la charte graphique et le processus d'avis puis le diffuserez. Vous tiendrez à jour la SPA quotidienne (absences des militaires et civils, demandes de mise en route et ordres de mission de tous les chefs de bureau). Vous participerez aux réunions (prise de notes, compte-rendu), suivrez les parapheurs numérotés à présenter (courriers et fiches d’analyse) à la signature extérieure de la DIV/RH (notamment de la SDPS/DIV/QG).
De plus, vous vous assurerez des bonnes pratiques de fonctionnement de la DIV/RH (contrôle nettoyage, suivi entretien, commandes fournitures de bureau, demandes d’achats AGSC/AACV, registre activités sportives, tableaux d'informations, codes des armoires fortes, double des clés des bureaux, réservation et contrôle utilisation des salles de réunion et suivi de l’emploi du véhicule de liaison dont vous ferez signer le carnet de bord et vérifierez le potentiel).
Sur les besoins du poste, possibilité de suivre en interne ou externe des formations (initiation ou perfectionnement) liées à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…), les applications spécifiques (NEMO, ACID, ELISE, COR@IL, GAT), le système d'information (SI) CHORUS DT et la gestion électronique de documents (GED) sur la communauté PC@.

Profil recherché :
Nous recherchons un fonctionnaire organisé, rigoureux, autonome et aimant travailler en équipe avec entrain. Il serait apprécié d’avoir une connaissance du métier d'agent de secrétariat de bureau ou de division en administration centrale. Avoir une connaissance de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook, OneNote, SharePoint…), des applications de messagerie numérique, de chiffrement qualifié (pour la protection des informations), de la gestion électronique de courrier (GEC) et de la gestion électronique de documents (GED). Être également capable de travailler sur une communauté de travail (PC@), d'utiliser des outils de transcription pure d’enregistrement audio et version écrite avec IA ou non, avoir une maitrise de CHORUS DT (gestion des ordres de mission), de l’application de gestion des absences de travail (GAT) puis de PAGES et savoir mettre en œuvre une barre vidéo de visioconférence.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées : https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».
• Pour plus d’informations sur nos métiers : https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs : https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service
La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) est chargée de garantir la mise à disposition des équipements en service nécessaires aux forces et d’assurer le maintien du potentiel des parcs de matériels qu’elle gère jusqu’à leur élimination tout en maîtrisant les coûts de maintien en condition opérationnelle (MCO).
La sous-direction "performance-synthèse" (SDPS) mesure et analyse la performance du périmètre DC SIMMT afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés par les maitrises d’ouvrage (MOA) au regard des ressources allouées et dans le respect des obligations légales et réglementaires.
La division ressources humaines (DIV/RH) est chargée de concevoir et de garantir la cohérence d’ensemble du modèle RH du MCO-T en préparant l’ensemble des travaux de politique en matière de ressources humaines civiles et militaires d’active et de réserve à appliquer à la gestion de proximité de la SIMMT FE.
En tant que secrétaire, vous assurerez une coordination administrative et budgétaire des activités de la DIV/RH. Vous gérerez l’agenda du chef DIV/RH (réunions, prise de rendez-vous des nouveaux arrivants, dossiers d'accueil), rédigerez les lettres de bienvenue, suivrez la situation administrative du personnel de la division, gérerez le courrier entrant et sortant mais aussi les ressources de fonctionnement de la DIV/RH.