Secrétaire des assemblées - Commune du Passage d'Agen

Sous l’autorité de la Direction Générale des services, vous assurez le secrétariat des assemblées et veiller au bon déroulement des instances de la Ville.
1. Secrétariat des assemblées — en amont des séances
– Proposition et élaboration du calendrier des séances du conseil municipal
– Participer activement à la préparation et au suivi des dossiers des instances : Constitution des ordres du jour, contrôle de régularité des dossiers et des délibérations présentés
– Assistance à la rédaction des délibérations et des dossiers afférents
– Convocation des élus via l'outil de télétransmission ; suivi des pouvoirs et du quorum
– Préparation des feuilles de présence, bulletins et procès-verbaux de vote
– Mise en ligne de l'ordre du jour, affichage règlementaire et inscription au registre
– Participation à la mise en place d'un système d'enregistrement des séances
2. Secrétariat des assemblées — pendant et après les séances
– Préparation de la salle et assistance technique aux élus (tablettes et matériels)
– Gestion des présences, des pouvoirs et suivi des votes
– Assistance à la rédaction des comptes rendus et procès-verbaux ; finalisation des délibérations
– Transmission au contrôle de légalité par télétransmission et récupération des actes visés
– Publication des délibérations sur le site de la Ville et diffusion aux services
3. Gestion de l'agenda du Maire et missions transversales
– Organisation et optimisation de l'agenda du Maire : cohérence du planning, préparation des rendez-vous et contextualisation
– Relais des réunions et courriers auprès des élus
– Gestion du courrier entrant et de la messagerie institutionnelle, ventilation vers les services et le CCAS
– Suivi des arrêtés municipaux jusqu'à leur affichage et leur transmission au contrôle de légalité
– Gestion du planning de réservation des salles de la mairie
– Élaboration de tableaux de bord, outils de suivi et rétroplannings
– Participation à la mise en place d'une gestion électronique des documents (GED)
– Veille juridique relative au fonctionnement des assemblées délibérantes

Profil recherché :
Bac + 2 en gestion administrative
Expérience professionnelle similaire
SAVOIR-FAIRE
Rédaction de documents administratifs
Utilisation de logiciels bureautiques et logiciels métier
Analyse de documents
Gestion d'agendas et planification
Élaboration d'outils de pilotage et de suivi
SAVOIRS
Connaissance des règles de fonctionnement des communes
Connaissance des procédures administratives et des circuits des assemblées délibérantes
Connaissances en droit public
Très bonne connaissance des missions des services municipaux
Maîtrise de l’outil informatique
SAVOIR-ÊTRE
Organisation, méthode et rigueur au travail.
Discrétion et sens de la confidentialité
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie et réactivité
Aptitudes relationnelles et sens du service public
CONTRAINTES DU POSTE :
Présence lors des séances des assemblées (en soirée)
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire (avec prime de fin d’année)
Temps de travail : 36h avec RTT
CNAS + participation employeur de 20€/mois pour la mutuelle maintien de salaire et 15€/mois pour la mutuelle santé
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Merci d’adresser un CV, une lettre de motivation, le dernier arrêté de situation administrative ou l’attestation d’inscription sur la liste d’aptitude à :
Monsieur le Maire
Mairie du Passage d’Agen
Place du Général de Gaulle
47520 LE PASSAGE d’AGEN
Ou par mail : grh@ville-lepassage.fr
Pour tout renseignement, veuillez contactez Mme MESNIER Manon, DRH, au 05-53-77-18-77
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 09/10/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
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Relation à l'usager

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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