Secrétaire de direction

Vos activités principales
En lien avec l’adjoint du chef de BAG sécurise l’échelon de la direction vis-à-vis des échéances (ordre du jour, dossier
préparatoires, interlocuteurs).
Point d’entrée des appels sur la ligne directe du DI (filtrage).
Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
Gestion du courrier :
➢ Gestion du courrier arrivée et départ (enregistrement, numérisation, transmission, suivi de consignes éventuelles
données par la direction.
➢ Distribution aux différents départements.
POSTE
Direction : Direction de l’administration pénitentiaire
Affectation : Direction interrégionale des Services pénitentiaires de Paris
ATTENTION : Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des
fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié,
relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Travaux bureautiques : tâches administratives courantes et travaux de bureautique.
➢ Conception et réalisation de support et de courriers divers, rédaction, mise en forme, préparation des dossiers de
réunion et des classeurs de permanence.
➢ Mise à jour des annuaires internes et externes, d’organigramme.
➢ Création des ordres de mission du bureau et gestion des habilitations de conduite des agents du siège.
➢ Gestion des agendas de l’équipe de direction.
➢ Accueil physique et téléphonique.
Autres activités :
➢ Prend en charge de dossiers délégués par le chef de BAG ou son adjoint
➢ Gestion de l’arrivée des nouveaux personnels en lien avec les départements concernés (DRHRS, DSI…).
➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil.
➢ Gestion des archives de la direction et du BAG, voire des structures en lien avec la DAP.
➢ Gestion des demandes d’achats nécessaires au bon fonctionnement du service.
➢ Gestion des réservations de véhicules et des salles de réunion.
➢ Soutien aux préparations de la logistique des réunions sur sites et extérieures (des chefs d’établissements et directeurs
de SPIP…) ou des déplacements nécessaires à la réalisation des missions (réservation des moyens de transports,
hôtels…),
➢ Soutien logistique des actions de mise en valeur des personnels
➢ Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
➢ En l’absence du chef du BAG ou de l’adjoint, rédaction des comptes-rendus de réunion.

Profil recherché :
Connaissances
Connaissances des outils bureautiques
Connaître les techniques de classement
Savoir-faire
organisation, polyvalence et initiative
Capacité à être autonome, à prioriser les informations
Bonnes techniques rédactionnelles
Savoir être
Capacités relationnelles : savoir travailler en équipe
Discrétion et confidentialité, disponibilité

L'employeur :
Descriptif du service
Le titulaire du poste assure les tâches normalement dévolues à un secrétariat (gestion du courrier, accueil téléphonique,
travaux bureautiques …) auprès du directeur interrégional, de l’adjoint au directeur interrégional, du secrétaire général et du
chef de bureau et de l’adjoint.
Placé sous l’autorité de l’adjoint au chef du bureau des affaires générales, il assure les tâches normalement dévolues à un
secrétariat auprès du directeur interrégional, de l’adjoint au directeur interrégional, de la secrétaire générale et du chef du
bureau.
Il contribue au bon déroulement des activités du service et assurant des fonctions d’assistance aux responsables dans
l’organisation quotidienne du travail
La direction interrégionale est composée de département métiers (sécurité de la détention, politiques d’insertion de
probation et de prévention de la récidive, lutte contre la radicalisation violente…) et de missions (ressources humaines et
relations sociales, budget et finances et affaires immobilières, systèmes d’information, ouverture des nouveaux
établissements…).
La DISP coordonne l’activité de 17 établissements pénitentiaires et 8 services pénitentiaires d’insertion et de probation et
dispose de départements métiers et supports.
Le bureau des affaires générales est composé d’un chef du BAG (Cat A.), du secrétariat de direction (1 cat. B et 2 cat. C) du
service accueil (2 cat C) et du service archive (1 cat C).