secrétaire de direction EPM Orvault (44)

Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service. Il est amené à assurer le remplacement de la responsable du service ressources humaines.
Administration et gestion :
Gérer le courrier entrant et sortant du service et repartir le courrier dans chaque service. • Renseigner et informer le public, les orienter vers les différents services administratifs.
Assurer l’accueil téléphonique et la réception des divers messages. Mettre à jour le document « délégation de signature » ainsi que l’annuaire et le trombinoscope ainsi que les organigrammes de l’EPM.
Enregistrer et diffuser les CRI et CRP et les groupes repas.Répondre aux communications des agents et prendre les messages.
Procéder à l’enregistrement, à la diffusion et au classement à l’archivage des documents de détention et de secrétariat.
Renseigner la base documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données.
Suivre et actualiser les autorisations d’accès à l'établissement (vérification des pièces d'identité, du FIJAIS).
Planifier les différentes plages horaires de la salle de réunion pour chaque mois. Organiser et mettre à jour le planning de la direction.
Mettre à jour les demandes d'habilitation du personnel Unité Sanitaire/SMPR. semaine et les astreintes "direction".
Élaborer et rédiger des documents administratifs : collecte des informations, rédactions de documents (notes, lettres, rapports, courriers magistrats et rapport d’activité annuel).
Participer et rédiger le procès verbal du conseil d’évaluation de chaque rapport d’activité.
Mise en page des documents de labellisation. Rédiger et assurer le suivi du document RPTP.
Établir les ordres de mission et les frais déplacement pour les agents sur CHORUS DT.
Créer les comptes téléphonie TELIO pour les détenus (cartes rouge et verte) et actualiser le tableau sur le commun EPM
Gérer les permis de visite et établir le courrier aux familles.
Contrôler NED, vérifier et valider les documents en cas de demande de permis de visite déposé par 1 famille.
Participer et rédiger « le fil de l’eau » de la gestion de crise. Prise téléphonique des rendez-vous parloirs, tous les mardis et jeudis matins.

Composition et effectifs du service : Dépend en fonction du service d’affectation.
Votre hiérarchie : Dépend en fonction du service d’affectation.
Vos interlocuteurs métiers : Dépend en fonction du service d’affectation.

Profil recherché :
Connaissances :
Connaissance des outils bureautiques
Rédiger des notes, rapports, documents
Savoir-être :
Discrétion
Rigueur
Savoir-faire :
Aptitude à l'écoute et au dialogue
Aptitude à assurer l'interface entre les différents intervenants
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Non nécessaire
Offres de formation associées à votre prise de poste : Formation d’adaptation à l’emploi en fonction du poste.

Perspectives d’évolution professionnelle : Statutaires

L'employeur :
L’Administration Pénitentiaire, sous l'autorité du garde des sceaux, Ministre de la Justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, la direction de l'administration pénitentiaire assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues. Elle est l’une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s’élève à 3,6 milliards d’euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 41 000 agents. Outre l’Administration Centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre deux services à compétence nationale, l’Agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle et le service national du renseignement pénitentiaire, ainsi qu’une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 placées sous écrou.

Descriptif du service
L’adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans des domaines variés. Il est chargé dans le champs de compétence de son service, de gestion administrative d’exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d’accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses missions au sein de l’administration centrale, des établissements pénitentiaires, des services pénitentiaires d’insertion et de probation, des directions interrégionales.
Groupe IFSE : 2
Établissement pour Mineur d'Orvault
Avenue de la Jalière
BP 90137
44701 Orvault cedex 1