SECRETAIRE COURRIER PARLEMENTAIRE

Affecté(e) au pôle parlementaires et élus, composé d’une équipe de 6 personnes, le/la titulaire du poste est chargé(e) d’assurer l’orientation et le suivi des courriers des parlementaires et élus adressés au garde des Sceaux.
Dans ce cadre, il/elle effectue l’enregistrement des courriers sur le logiciel dédié, recherche les précédents, dactylographie les différentes rédactions (accusé réception, soit-transmis), relit et met en forme les réponses au fond à la signature du ministre.

Il/elle constitue les dossiers, effectue les copies nécessaires, l’expédition et le classement des réponses signées.
Il/elle met également en forme les réponses aux questions écrites, à destination des conseillers, au moyen de l’application Réponses, et lors des périodes de congés, remplace sa collègue pour le suivi des questions orales et des propositions de résolution.
Il/elle doit également recueillir les étiquettes politiques des élus auprès du ministère de l’Intérieur et des préfectures afin de mettre à jour la base de données des élus après les périodes d’élections.
Il/elle est également en lien avec les permanences des élus pour obtenir tout complément d’information nécessaire au traitement des courriers.
Enfin, Il/elle rédige des courriers types (accusés de réception et certaines réponses au fond aux courriers des parlementaires ou élus) et en contrôle la mise en forme avant transmission pour signature du garde des Sceaux, sous couvert de la voie hiérarchique.

Profil recherché :
Connaissances
Connaître l’environnement professionnel
Avoir des compétences en informatique : bureautique
Techniques de secrétariat bureautique
Classement et archivage
Règles d'orthographe et de grammaire
Maîtrise Word, Excel
Savoir-être
Rigueur et discrétion
Esprit d’équipe
Capacité d’adaptation
Sens relationnel
Savoir-faire
Rédiger et mettre en forme les documents
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité
S’adapter aux différents interlocuteurs (Conseillers, directions…)

L'employeur :
Le bureau du cabinet du garde des sceaux, ministre de la justice assure quatre types de missions :
La gestion des moyens logistiques et humains : ressources humaines (vie administrative des personnels affectés au cabinet du garde des sceaux, ministre de la justice : formations, évaluations professionnelles, promotions, congés et absences) ; suivi des travaux d’aménagement, des équipements mobiliers, immobiliers et informatiques ; organisation de réunions et manifestations diverses ; déplacements du garde des sceaux, de ses officiers de sécurité et des membres de son cabinet.

La gestion administrative : suivi des textes législatifs et réglementaires et des réunions interministérielles ; suivi du courrier reçu par le cabinet (qu’il s’agisse des courriers adressés au garde des sceaux par des élus, par des organes institutionnels ou des particuliers), des questions écrites et orales, des travaux parlementaires, des propositions de loi, instruction des demandes de distinctions honorifiques, mise en œuvre des mesures de protection du secret de la défense nationale,
La gestion financière des moyens accordés au cabinet du ministre,
La sûreté et la sécurité des locaux et bâtiments : notamment la gestion des autorisations d’accès au site Vendôme et coordination des exercices d’évacuation du site.
Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Le bureau du cabinet est composé de 130 agents (9 A – 59 B – 62 C)
Votre hiérarchie
N+2 : Chef du bureau du cabinet
N+1 : Chef(fe) du pôle parlementaire et élus