SECRETAIRE-CORRESPONDANT RH

Vous gérerez la messagerie officielle de l’USID en traitant les courriers « arrivée » et « départ » Vous gérerez les stocks de fournitures de bureautique de l’USID et passerez les commandes de renouvellement annuelles ;
Vous gérerez les effectifs de l’USID (prévisions, rationnaires...) et transmettrez les demandes et états au Bureau des Ressources Humaines Régional ;
Vous recueillerez et transmettrez les données de gestion du parc des véhicules affectés à l’USID ;
Vous établirez et suivrez les demandes d'accès dans la base de données EUREKA ;
Vous mettrez à jour la documentation classifiée ;
Vous ferez valider les comptes individuels de récupération d’heures ;
Vous tiendrez à jour les classeurs des notes permanentes ;
Vous organiserez les activités de représentation et les actions sociales ;
Vous accueillerez les intervenants extérieurs et les guiderez dans l’enceinte de l’USID ;
Vous assurerez la saisie et la gestion des données spécifiques aux missions des personnels de l’unité avec le logiciel dédié.

Profil recherché :
Vous disposez d’une formation de secrétaire ou "assistant de direction" ou de même nature relative au domaine d'emploi, assurée par un organisme de formation agréé, ce type de poste vous conviendra parfaitement. Au coeur de la section soutien, vous devrez travailler en équipe et avec méthode au sein de votre section et au profit de l’unité de soutien de l’infrastructure d’Arcueil. Force de proposition et adaptable dans votre emploi, vous devrez rapidement maitriser les systèmes d’information qui seront mis à votre disposition notamment pour le courrier et la gestion des missions des agents (déplacement). De manière concomitante, vous devrez connaître à terme votre environnement de travail et notamment les agents de l’unité qui participent aux missions de la construction, de la maintenance immobilière, de la gestion domaniale et de la gestion de l’énergie.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 60 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire.

Descriptif du service
Le service d'infrastructure de la défense (SID), service interarmées rattaché au secrétariat général pour l’administration (SGA), est le référent ministériel dans les domaines de la construction, de la maintenance immobilière, de la gestion domaniale et de l’énergie. Il conduit et réalise les opérations d’infrastructure au profit des forces armées, directions et services du ministère des Armées. Il gère, rénove et entretient le parc immobilier de l’Etat occupé par ce ministère. Le service d’infrastructure de la défense d’Ile de France (SID IdF), assure cette mission sur le périmètre de la région Ile de France et une partie de la région Hauts de France. Il s’articule autour de six unités de soutien de l’infrastructure (USID) : Villacoublay, Versailles, Paris, Creil, Montlhéry et Arcueil ainsi que de quatre sous-directions (Achats et comptabilité, Synthèse prospective planification, Maintenance, patrimoine et Investissements), et d’un service général de soutien de proximité (ressources humaines, moyens généraux). Au sein de la section soutien de l’USID d'Arcueil, le titulaire du poste a en charge la saisie et la gestion du courrier, ainsi que la saisie et la gestion dans l’outil dédié des données spécifiques aux missions des personnels. Il est chargé du suivi du planning du personnel. Il a en gestion la documentation classifiée. Il accueille les intervenants extérieurs et organise les activités de représentation et de cohésion.