SECRETAIRE AU SEIN DE LA DIRECTION COMMUNICATION - Mairie de GUYANCOURT

RECRUTE
RECRUTE POUR SA DIRECTION DE LA COMMUNICATION
SECRÉTAIRE DE COMMUNICATION (F/H)
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Poste à pourvoir par voie contractuelle uniquement jusqu'au 31/12/2026
MISSIONS :
Sous l'autorité de la Directrice de la Communication, vous assurez le secrétariat administratif et le suivi des activités de la Direction de la Communication.
À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :
Accueil et relation avec les interlocuteurs
* Accueillir, écouter, renseigner et orienter les interlocuteurs ;
* Assurer le suivi et la réponse aux demandes des habitants ;
* Gérer la boîte mail générique du service.
Secrétariat et gestion administrative
* Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs ;
* Assurer le classement et l'archivage des documents ;
* Effectuer les opérations de mise sous pli ;
* Tenir et mettre à jour les tableaux de bord du service, notamment le suivi des retours d'invitations ;
* Organiser les réunions et assurer les réservations nécessaires : salles, véhicules, etc.
Suivi comptable et budgétaire
* Saisir et engager les bons de commande ;
* Assurer les relations avec les fournisseurs ;
* Suivre le règlement des factures ;
* Participer à la préparation budgétaire annuelle.
Suivi de production
* Assurer le suivi des étapes de validation des supports de communication ;
* Assurer l'interface avec le service Reprographie et les distributeurs ;
* Veiller au bon suivi des productions dans le respect des délais.
Relations publiques et manifestations
* Assurer le suivi de la signalétique des manifestations de la Ville : oriflammes, roll-up, etc. ;
* Mettre à jour le fichier de relations publiques en lien avec les différents services municipaux ;
* Préparer et assurer l'envoi des invitations ;
* Suivre la réalisation et la gestion des stocks de goodies ;
* Participer à certaines manifestations organisées par la Ville, pouvant nécessiter une présence en dehors des horaires habituels.

Profil recherché :
Profil recherché :
Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat ou disposez d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
* Sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
* Rigueur et méthode ;
* Réactivité et capacité à respecter les délais ;
* Aisance relationnelle et goût du travail en équipe ;
* Sens de l'accueil et du service public ;
* Qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l'orthographe ;
* Discrétion et capacité à travailler avec différents interlocuteurs.
Vous maîtrisez les outils bureautiques Word, Excel et Outlook.
La connaissance de la comptabilité publique M57 et de FileMaker Pro constitue un atout pour le poste.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Durée du contrat : 1 mois
Vous pouvez déposer votre lettre de motivation et votre CV par courrier à :
Monsieur le Maire
14 rue Ambroise Croizat - BP 32
78041 Guyancourt Cedex
Fondement juridique
Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Statut du poste
Vacant à partir du 31/12/2026
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
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L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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