SECRÉTAIRE AU DÉPARTEMENT CARRIÈRES JURIDIQUES (H/F)

Le Secrétaire de scolarité exerce ses missions sous l’autorité du Chef de département CARRIERES
JURIDIQUES.
Activités principales :
* Accueil physique et téléphonique (étudiants, professeurs, BIATSS, fournisseurs, etc)
* Traitement et diffusion d'informations internes et externes (courrier, mails, …)
* Réalisation des opérations courantes de gestion de la scolarité du département :
- gestion des candidatures (Parcoursup, E-candidat),

- gestion et suivi des inscriptions, des alternants, des transferts et poursuites d'études,
- édition et suivi des conventions de stage,
- organisation des examens et des rattrapages,
- gestion et saisie des notes, édition des relevés de notes, restitutions de diplômes,
- gestion des ordres de mission, des absences.
* Garant du bon déroulement des élections universitaires.
* Saisie des heures d’enseignements du département.
* Saisie des bons de commandes et suivi de la commande jusqu’au service fait.
Selon les besoins du service et les fluctuations de la charge de travail, le Secrétaire de scolarité peut être
amené à se voir confier des tâches complémentaires.
Ces opérations nécessitent :
- l'application de la réglementation relative aux examens,
- l’actualisation de bases de données, la mise en forme de documents divers (relevés de notes, avis de
recommandation pour poursuite d'études...),
- la prise en charge de l’expédition de courriers, les travaux de reprographie
- la diffusion de supports dématérialisés via les réseaux,
- le classement et l'archivage dématérialisé des documents (peu d'activités de classement et d'archivage
papier).
Activités associées :
- Participation à l’organisation des activités pédagogiques transversales et des activités collectives du
département : portes ouvertes, forums, journées d’accueil des étudiants, etc.

Profil recherché :
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
* Techniques d'accueil téléphonique et physique,
* Bureautique : mise en forme de documents sur WORD, maîtrise du publipostage, manipulations sur
EXCEL : mise en forme, insertion de formules conditionnelles, fonction Recherche, etc…,
* Annotations, modifications de fichiers PDF,
* Connaissance des partages réseau.
Savoirs faires opérationnels/techniques :

* Accueillir et prendre note des messages et les relayer,
* Enregistrer des données, extraire des informations,
* Rédiger des documents ou des rapports,
* Assurer des suivis, réaliser des mises à jour régulières
* Savoir rendre compte,
* Travailler en équipe,
* Se former aux logiciels spécifiques à l’activité (APOGEE, SIFAC, ENT, EXCEL, WORD),
* Utiliser des outils de communication dématérialisés (électroniques).
Savoir être :
* Accepter de moduler ponctuellement sa participation en fonction des pics d’activités,
* Savoir travailler en équipe,
* Adapter sa posture et son discours en fonction des publics

L'employeur :
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

Descriptif du service
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans les champs disciplinaires des sciences, de la santé et des sciences humaines et sociales. Pour chacun de ces domaines, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV. Composante de l'Université de Picardie Jules Verne (UPJV), l’IUT de l’Aisne propose des formations pour les secteurs secondaires et tertiaires [six formations « bachelor universitaire de technologie » (BUT) et trois « licences professionnelles » (LP)] à Laon, Cuffies et Saint-Quentin. Le département « carrières juridiques » (CJ) de L’IUT de l’Aisne présent à Laon et à Cuffies, accueille des étudiants, des équipes pédagogiques et des personnels administratifs (BIATSS). Ces derniers sont répartis sur les deux campus : un gestionnaire et un secrétaire de scolarité à Laon et un secrétaire de scolarité à Cuffies. Site internet : https://iut-aisne.u-picardie.fr/