SECRETAIRE/ASSISTANT(E) DE MEMBRES DU CABINET

· Assister le/les membre(s) du cabinet du ministre dans l’organisation de leur travail quotidien
· Mise en forme et valorisation de documents
· Gestion des contacts, des agendas des conseillers, filtrage des interlocuteurs ; planification, organisation et suivi des réunions
· Accueil physique et téléphonique
· Enregistrement et suivi des courriers et organisation du plan de classement

· Organisation et suivi des parapheurs
· Utilisation au quotidien du logiciel MESSAGER, outil interne de gestion des courriers
· Gestion de la logistique quotidienne en lien avec le bureau du cabinet
· Astreintes les week-ends et jours fériés (une par trimestre)
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ✔ NON ☐
Cycle de travail alterné par binôme (9h-17h15 / 12h30-20h)
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : Outils bureautique classiques (messagerie, traitement de texte, tableur, logiciel de gestion de courriers)

Profil recherché :
Connaissances
Bonne maîtrise rédactionnelle
Accueil téléphonique (filtrage, orientation)
Bureautique et outils collaboratifs
Techniques de secrétariat
Environnement administratif, institutionnel, politique
Savoir-être
Parfaite discrétion
Ponctualité et disponibilité
Savoir-faire
Réactivité et aptitude à travailler dans l’urgence
Précision et rapidité d’exécution
Organiser une réunion
Prioriser
Archiver
Sens de l’organisation et des responsabilités
Sens des relations humaines

L'employeur :
Le bureau du cabinet du garde des sceaux, ministre de la justice assure quatre types de missions :
La gestion des moyens logistiques et humains : ressources humaines (vie administrative des personnels affectés au cabinet du garde des sceaux, ministre de la justice : formations, évaluations professionnelles, promotions, congés et absences) ; suivi des travaux d’aménagement, des équipements mobiliers, immobiliers et informatiques ; organisation de réunions et manifestations diverses ; déplacements du garde des sceaux, de ses officiers de sécurité et des membres de son cabinet.

La gestion administrative : suivi des textes législatifs et réglementaires et des réunions interministérielles ; suivi du courrier reçu par le cabinet (qu’il s’agisse des courriers adressés au garde des sceaux par des élus, par des organes institutionnels ou des particuliers), des questions écrites et orales, des travaux parlementaires, des propositions de loi, instruction des demandes de distinctions honorifiques, mise en œuvre des mesures de protection du secret de la défense nationale,
La gestion financière des moyens accordés au cabinet du ministre,
La sûreté et la sécurité des locaux et bâtiments : notamment la gestion des autorisations d’accès au site Vendôme et coordination des exercices d’évacuation du site.
Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Le cabinet est composé d’un directeur de cabinet, d’une directrice-adjointe et d’un directeur-adjoint, d’une cheffe de cabinet et de plusieurs conseillers.
Le bureau du cabinet est composé de 130 agents (9 A – 59 B – 62 C)
Votre hiérarchie
N+2 : Membre(s) du cabinet
N+1 : Chef du bureau du cabinet
Vos interlocuteurs métiers
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Les différentes institutions