SECRETAIRE ADMINISTRATIF (VE) - PARQUET GENERAL - COUR D'APPEL REIMS

Description du poste
Secrétariat du procureur général :
1/ Accueil, Secrétariat, Gestion du courrier
- accueil des visiteurs et réception des appels téléphoniques
- tenue de l'agenda du procureur général
- gestion des parapheurs
- préparation de dossiers de réunions
- traitement des demandes diverses du procureur général
- élaboration de tableaux
- réception, tri et distribution du courrier arrivé au parquet général
- diffusion des messages reçus par mail aux destinataires concernés (rapports d'appels...)

- dactylographie des courriers
- ouverture et suivi des procédures particulières dont se charge le procureur général, dactylographie et transmission des courriers afférents, recherchés de précédents sur ESABORA AS
- archivage des courriers
2/Gestion des dossiers
- gestion RH des magistrats du parquet, des substituts placés du parquet du ressort, des juristes assistants et assistants de justice du parquet général (suivi des dossiers personnels, notification des arrêtés, des désignations, des décisions, des primes modulables..)
- gestion administrative (frais de déplacements, accidents de services des magistrats) en lien avec le SAR
-gestion des classements sans suite avec le procureur général
- gestion des dossiers d'indemnisation à raison d'une détention provisoire
- gestion des dossiers de décoration, médaille, diplôme d'honneur
- gestion des dossiers de demande d'intégration directe dans la magistrature
- traitement des demandes d'avis sur le renouvellement ou la candidature des enquêteurs sociaux du ressort
- diffusion aux magistrats du ressort de la CA des propositions de postes et des transparences de magistrats
3/ Logistique
- tenue des tableaux de statistiques du service
- renseignement des tableaux des audiences et des tableaux de permanence des magistrats du parquet général et transmission
- tenue et mise à jour du classeur de permanence du parquet général
- réservation de salles et de véhicules (PILOT et calendrier partagé)
Service des OPJ :
- Gestion des demandes d’habilitation des OPJ : réception et traitement en relation avec le magistrat chargé de la matière dans des délais courts voire en urgence en cas d’opération exceptionnelle type GIR et classement des pièces au dossier de l’OPJ
- Gestion des notations des OPJ du ressort : réception des avis des procureurs compétents, établissement des notations en relation avec le magistrat en charge du service dans des délais courts, gestion des envois et classement des avis de réception dans chaque dossier des OPJ
- Gestion du contentieux disciplinaire : réception des signalements, traitement en relation avec le magistrat en charge du service et classement dans les dossiers des OPJ
Remplacement du secrétariat du parquet général (avocats généraux/substituts généraux) en cas d'absence du titulaire

Profil recherché :
Savoirs
Applicatifs métiers (notamment Lexwin, Jurwin et Cassiopée)
Circuits administratifs
Droit pénal et procédure pénale
Organisation judiciaire et administrative
Savoir-faire
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Assurer la veille juridique
Donner une information juridique et/ou procédurale
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe
Savoir rendre compte

Savoir-être
Avoir une capacité de distanciation
Avoir le sens des relations humaines
Être extrêmement vigilant
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de pédagogie
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve d'une extrême rigueur
Savoir travailler dans l'urgence

L'employeur :
La cour d’appel de Reims est chargée de statuer sur les recours formés contre les décisions rendues dans les affaires déjà jugées par les tribunaux judiciaires, les conseils de prud’hommes et les tribunaux de commerce du ressort (3 départements : Marne, Aube et Ardennes).
Composition et effectifs du service
La cour d’appel de Reims prise en tant que juridiction compte 37 magistrats et 33 fonctionnaires. Elle comporte 3 chambres civiles et 4 chambres pénales. .

Votre hiérarchie
Le secrétaire administratif effectue ses fonctions sous le contrôle du directeur des services de greffe judiciaires en charge des services pénaux.
Vos interlocuteurs métiers
Le secrétaire administratif travaille en étroite collaboration avec la procureure générale, les avocats généraux, les substituts généraux, le directeur des services de greffe judiciaires, les membres du cabinet de la procureure générale (secrétaire général, chef de cabinet) ainsi que le magistrat en charge de la liste des experts.
Descriptif du service
Secrétariat procureur général- Binôme du secrétariat du parquet général
Son supérieur hiérarchique direct est la directrice des services de greffe judiciaires en charge de la chaîne pénale.
MISSION GENERALE
L'agent en charge de ce service exerce son activité a temps plein au secrétariat du procureur général ou Secrétariat du procureur général : il est le seul agent du service. Il assure le remplacement au secrétariat du parquet général en sa qualité de binôme.