Secrétaire administratif.ve et pédagogique - F/H

Activités principales au département GEII :
- Accueillir, informer et orienter les étudiants et professionnels
- Gérer les emplois du temps : annulations, décalages et planification des cours sur le logiciel ADE, en collaboration avec la direction des études
- Communiquer avec les vacataires et les étudiants concernant les modifications d’emploi du temps
- Gérer et traiter les informations orales (téléphone) et écrites (courrier, messagerie)
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents
- Gérer les candidatures des futurs étudiants pour le BUT par apprentissage, en collaboration avec l’enseignant responsable du recrutement (tri des dossiers, listes, courriers, suivi)
- Effectuer le suivi des absences pour les formations initiales et apprentissage, en lien avec le CFA
- Gérer les demandes de rattrapage aux examens
- Saisir les notes, préparer et lancer les jurys sur le logiciel APOGEE, éditer les relevés de notes
- Gérer les conventions de stages des étudiants
- Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l’application ARES
- Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
- Suivre certaines commandes et leur livraison
- Gérer le petit matériel du département
- Classer et archiver les documents

Activités principales au département MT2E :
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative du département
- Contribuer à la gestion pédagogique
- Gérer et traiter les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie)
- Saisir, mettre en forme et éditer les documents d’organisation et de gestion des activités du département
- Gérer les conventions de stages des étudiants
- Effectuer le suivi des absences des étudiants en alternance
- Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l’application ARES
- Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
- Suivre les cohortes et participer aux enquêtes
- Classer et archiver les documents

Profil recherché :
Compétences requises :
- Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître l’organisation et l’offre de formation de la composante
- Connaître l’organisation générale de l’université
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’IUT
- Maîtriser les techniques générales de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel)
- Connaître les applications APOGEE, Post Bac, E-candidat, SIFAC, ARES et les logiciels d’emploi du temps éventuels (Hyperplanning, Ypareo, ADE…)

- Autonomie et capacité à gérer les priorités
- Aptitude à travailler en équipe
- Patience et écoute
- Sens du relationnel et de la communication

L'employeur :
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.

Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
Au sein de l’IUT de Marseille, l’agent recruté assurera un poste partagé : 3 jours par semaine au département GEII et 2 jours par semaine au département MT2E.
L’agent recruté aura pour missions le secrétariat lié à la formation initiale et à l’apprentissage, la gestion administrative des départements et la contribution à la gestion pédagogique.
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