Secrétaire administratif au secrétariat commun de la direction H/F TJ La Rochelle

1 poste vacant au 1er mars 2027
Seules les candidatures des fonctionnaires seront étudiées.
Selon le service d'affectation
Secrétaire de direction auprès des chef.fes de juridiction ou auprès du directeur/de la directrice de greffe
Responsable de la cellule de gestion / service support logistique
Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique et physique)
Veille courriel
Gérer les agendas et préparer les réunions
Gérer les plannings de réservation
Élaborer des documents administratifs
Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers
Gestion administrative des personnels : constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires ; suivi des congés et autorisations d’absence ; gestion des CET ; gestion des situations médicales (CMO, CLM, CLD) ; constitution des dossiers d’accident de service et de trajet ; Suivi des demandes de temps partiel
Traitement des demandes d’indemnisation des heures supplémentaires et des astreintes
Transmission au service des ressources humaines du service administratif régional des informations susceptibles d’affecter la situation administrative des agents
Recensement et instruction des demandes de mutations et des propositions en matière d’avancement

Responsable de cellule de gestion / service support logistique / Certification d’états de frais et recouvrements :
saisie dans CHORUS FORMULAIRES des demandes d’achats de l’arrondissement et constats des services faits,
mise à jour du tableau de suivi de gestion à partir des DA, des cartes achat, des factures scannées et des restitutions CHORUS,
récolement du tableau de suivi de gestion avec les restitutions de CHORUS,
suivi de la dotation
assistance de la directrice de greffe du TJ dans la gestion du budget de fonctionnement
Prise en charge des aspects logistiques
Gestion des stocks et des fournitures
Préparation de la « valise » nouvel arrivant »
préparation de courriers ; diffusion de courriels ;
états de vacations ; états de frais ;
classements et archivage ;
Certification et vérification d’état de frais
Etablissement d’états de recouvrement
Assistant.e de direction dans un service du greffe pénal ou civil
Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique et physique)
Veille courriel : traitement et réponses ; Courrier : tri et distribution au sein du service
Gérer les agendas et préparer les réunions, les plannings d’audience…
Gérer les plannings
Élaborer des documents administratifs, rapports, inventaires et comptes rendus
Enregistrements et saisies dans les applicatifs métiers (au pénal CASSIOPEE ; au civil WINCI TGI ou X-TI
Ouverture et gestion des dossiers : vérification de la complétude, demande de pièces, convocations, notifications
Classement et archivage
Statistiques et tableau de bord

Profil recherché :
Compétences requises :
Connaissances
Organisation judiciaire et administrative
Logiciels de bureautique (Excel ; Word ; Libre Office
Applicatifs métiers (en fonction du service civil, pénal ou support)
Techniques de secrétariat
Statuts de la fonction publique
Savoir-faire
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Savoir-être
Avoir le sens de l’organisation
Savoir travailler en équipe

L'employeur :
Ministère de la Justice
Direction des services judiciaires
Cour d'appel de Poitiers
Tribunal judiciaire de La Rochelle
TRIBUNAL JUDICIAIRE DE LA ROCHELLE – 10 rue du Palais – 17000 LA ROCHELLE
Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Le tribunal judiciaire est issu de la fusion du tribunal d'instance (TI) et du tribunal de grande instance (TGI). Il est compétent pour tous les litiges qui ne sont pas confiés à un autre tribunal (par exemple, au tribunal de commerce ou au conseil de prud'hommes) quelle que soit la valeur du litige. Au pénal, il est dénommé tribunal correctionnel pour connaître des délits et tribunal de police pour connaître des contraventions. Dans ce tribunal, certains litiges sont confiés à des juges spécialisés.

Le tribunal judiciaire de La Rochelle est composé de 92 fonctionnaires et contractuels, 22 magistrats du siège, 8 magistrats du parquet. Il comporte une chambre de proximité à Rochefort qui est composée de 10 agents de greffe.
Votre hiérarchie
Placé sous l’autorité du directeur/de la directrice de greffe ou d’un-e directeur-trice responsable de service selon le poste occupé
Vos interlocuteurs métiers
L’ensemble des magistrats, contractuels et fonctionnaires du tribunal judiciaire ; les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels ; le SAR et la cour d’appel ; les entreprises et commerces dans le cadre de la gestion budgétaire