Responsable pôle secrétariat du département Génie biologique

Au sein d'une équipe de 2 personnes et sous la responsabilité de la directrice administrative de site, le responsable du pôle secrétariat de département informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures qui contribuent à la réalisation des activités pédagogiques.
Activités principales :
responsable du secrétariat du département :
• Assurer, auprès du chef de département, la coordination et la gestion de l'ensemble des tâches administratives du département. Participer au conseil de département et transmettre les comptes rendus à la direction de l'IUT.
• Encadrer et coordonner les activités du secrétariat pédagogique en suivant les directives du chef de département.
• Etre le « référent indicateur » pour le département : vérifier, contrôler et transmettre les données nécessaires au pilotage aux services de l'IUT.
• Assurer un appui à l’évènementiel en tant que de besoin (cérémonie de remise de diplômes)

gestion de la scolarité pédagogique :
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriels des étudiants, des intervenants et des enseignants.
• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
• Réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié (Apogée).
• Être en appui aux responsables pédagogiques et au président de jurys (préparation et finalisation des délibérations, apports de solutions techniques).
• Saisir les notes et éditer les PV de jurys.
• Participer aux sous-commissions.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
• Participer au suivi pédagogique des étudiants (stages en entreprise et à l'étranger, orientation, mise en rapport avec les enseignants, réception des mémoires et organisation des soutenances).
gestion administrative :
• Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité.
• Gérer les plannings.
• Gérer le courrier, la messagerie.
• Organiser et alimenter les bases de données.
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Organiser le classement d'un fond documentaire.
• Suivre l'exécution budgétaire du département.
• Organiser les élections et les conseils de département (réservation salle, compte rendu,).
• Organiser colloques et séminaires.

Profil recherché :
Une connaissance du milieu universitaire et des applications métiers utilisées (Apogée, Hyperplanning, Esup stage) serait un plus
Connaissances :
• Management de petite équipe
• Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, jurys, dispositifs
d'accompagnement)
• Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :
• Accueillir les populations concernées
• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
• Utiliser les outils métiers Apogée, ecandidat, hyperplanning...
• Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, Moodle )
• Maitriser les techniques rédactionnelles
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Travailler en équipe
• Savoir rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
Compétences comportementales :
• Rigueur
• Autonomie
• Disponibilité
•Sens de la communication et du dialogue
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Sens du service public

L'employeur :
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».