Responsable Pôle Administratif et Secrétariat Judiciaire

Les SPIP 31/09 exercent leur activité sur 2 départements : l’Ariège et la Haute Garonne.
Le/la responsable du pôle secrétariat judiciaire et administratif est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du chef de l’antenne mixte Toulouse/Seysses.
Le pôle administratif et judiciaire est composé : d’une secrétaire administrative et de 5 adjoints administratifs.
Les missions principales du pôle consistent à la prise en charge, le suivi administratif et l’archivage des dossiers en lien avec les différents services de la juridiction du ressort dans lequel il est situé (SAP, BEX...).

Il est en outre chargé de l'accueil physique et téléphonique des personnes placées sous-main de justice et contribue à la collecte et la compilation des statistiques de l’antenne. Enfin, il supervise l’agent en charge de la logistique et du suivi administratif de l’antenne.
En matière de management, cet agent est chargé de :
- Animer l’équipe de personnels administratifs placés sous son autorité : Accueillir, informer les agents nouvellement nommés et accompagner leur formation ; Encadrer, animer et assurer le suivi de l’activité de l’équipe ; Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant les conseiller ; Conduire et piloter les projets transversaux ; Initier et développer des démarches innovantes
- Organiser et planifier le service : Être en relation avec les autorités et les partenaires internes et externes ; Assurer l’interface avec les différents services et la hiérarchie ; Organiser, participer et assurer le suivi des réunions ; Procéder à l’évaluation et à la notation des agents ; Organiser les plannings de permanence et les congés ; veiller à la logistique de l’antenne
Connaissances :
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel) CHORUS)
Connaitre les techniques de classement
Maitrise des outils métiers (GENESIS, APPI) souhaité
Savoir-être :
Etre rigoureux et réactif
Sens des relations humaines
Savoir-faire :
Savoir rendre compte
Sens du travail en équipe
Etre organisé et méthodique
Polyvalence
Sens du service public

L'employeur :
ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels en CDD.
Les SPIP 31/09 exercent leur activité sur 2 départements : l’Ariège et la Haute Garonne. En Haute-Garonne, le Siège et l’antenne Milieu ouvert de Toulouse sont sur le même site. Le service pénitentiaire d’insertion et de probation (SPIP) intervient dans le cadre du service public pénitentiaire. Il participe à l’exécution des décisions et des sentences pénales et contribue à la prévention de la récidive et à la réinsertion des publics placés sous-main de justice.

Les services pénitentiaires d’insertion et de probation de la Haute-Garonne et de l’Ariège sont composés d'une équipe d'encadrement de 13 agents (1 DFSPIP, 1 adjoint DFPIP, 10 DPIP, 1 attaché principal), de 82 CPIP (titulaires et contractuels), de 19 personnels administratifs (3 SA, 14 Adjoints administratifs), 5 personnels de surveillance en charge de pose, 2 assistantes de service social, 7 contractuels (3 Psychologues, 2 éducateurs spécialisés, 2 coordinatrices culturelles).
Le lieu de l’activité de l’agent est l’antenne MO de Toulouse.
Descriptif du service
Composition et effectifs du service :
68 agents sur l’antenne de Toulouse : 5 DPIP, 52 CPIP, 6 personnels administratifs, 7 agents de poses ; 2 psychologues, 1 éducateur
Votre hiérarchie :
Chef de l’antenne mixte Toulouse-Seysses (DPIP) et les 4 autres DPIP
Vos interlocuteurs métiers :
Les agents de l’antenne, les partenaires du SPIP, le siège des SPIP