Responsable du secrétariat de direction du SSMSI

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Placé(e) sous l’autorité du secrétaire général du SSMSI, vous assurez le secrétariat de la cheffe de service et contribuez à l’ensemble des missions attachées au secrétariat général, notamment :
● Assister la cheffe de service et autres membres du CODIR dont le secrétaire général et les 5 chefs de bureaux (dont 2 adjoints à la cheffe de service) dans l'organisation quotidienne de leur travail :
- Organiser le planning des responsables : tenue et fiabilité de l'agenda, gestion des déplacements ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des différents interlocuteurs de la cheffe de service ;
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions ;
- Mettre en forme les courriers et les notes ;
- Traiter des dossiers ponctuels : courriers, dossiers administratifs ou outils de communication ;
- Anticiper et prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées notamment à la planification,
l'organisation des réunions ou du calendrier ;
● Assurer l’enregistrement et l’archivage de la correspondance entrante et sortante du service
● Assister les agents dans leur vie administrative (MINT, Insee) notamment gestion des mobilités, des congés, des déplacements, des formations des fournitures, des achats.
● Assurer le rôle de gestionnaire RH de proximité en conservant et mettant à jour des pièces dans les dossiers individuels des agents du service. (MI et INSEE)
● Contribuer à la gestion et au suivi des dossiers de recrutements, de mobilités et de départs
●Assurer l’accueil des nouveaux arrivants : fonctionnaires (MINT ou Insee), actifs PN/GN, contractuels, apprentis, stagiaires
● Tenir à jour les coordonnées des principaux interlocuteurs du SSMSI (Cabinet Ministre, Cabinet DGPN et DGGN, INSEE, DRH, DRHFS, DEPAFI…..)
● Assurer des tâches d’exécution budgétaire et de suivi de consommation des crédits. (AE/CP -carte achat)
Vous êtes assisté(e) de 2 agents de catégorie C.
Date limite de fin de candidature 31/12/2026
Liste des pièces requises pour déposer une candidature https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché :
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise requis
Connaissance technique au choix niveau pratique à acquérir
Connaissance technique au choix :
niveau pratique à acquérir
Savoir-faire
Savoir s'organiser niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise requis
Savoir-faire au choix niveau pratique requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines : sens de la discrétion indispensable
niveau pratique requis
savoir communiquer
niveau pratique requis
Savoir-être au choix
niveau pratique requis
Vos perspectives :
Les compétences développées sur ce poste (réactivité, sens de l’organisation, travail en équipe, rigueur,...) permettent d’acquérir des méthodes de travail préparant à des responsabilités accrues et de consolider ses acquis dans le domaine du secrétariat.
Durée attendue sur le poste :
3 ans