RESPONSABLE DE L'UNITE GESTION ADMINISTRATIVE

Sous la responsabilité de la cheffe du département des ressources humaines, de son adjoint et de la responsable de l’unité de gestion administrative, des traitements et des effectifs, le responsable de l’unité, assisté de son adjoint de catégorie B, anime le service, répartit, coordonne, accompagne et suit l’activité des gestionnaires.
Il assure également un rôle de soutien et d’accompagnement auprès des territoires tant sur le plan réglementaire que technique sur les procédures RH.

Le responsable d’unité :
Ø A en charge le traitement des dossiers litigieux et sensibles concernant les situations individuelles des agents (réponses téléphoniques et par courriel, recherches de textes).
Ø Assure la gestion et le suivi des campagnes de mobilité de tous les corps (communs, PS, CPIP, direction)
Ø Assure la gestion et le suivi des campagnes d’avancement de tous les corps
Ø Assure la gestion et le suivi des départs à la retraite (prolongations d’activité, pension civile d’invalidité, fiabilisation des CIR)
Ø participe au suivi individuel de la carrière des agents et des effectifs en lien avec le DIOS, les établissements, les SPIP et le pôle suivi de la masse salariale, des effectifs et des ANT.
Ø est chargé du suivi de la mise en œuvre du logiciel des agents « Harmonie » (création de procédures, suivi des anomalies et des habilitations, organisation et animation des réunions Harmonie à destination des référents des établissements, formation des agents) en lien avec le référent Harmonie.
Ø Est chargé particulièrement du suivi et de la bonne application du compte épargne temps (CET) et de la rédaction des décisions d’indemnisation des jours CET et du suivi des campagnes d’évaluations professionnelles
Ø D’autres tâches peuvent lui être attribuées selon la répartition des portefeuilles de gestion mise en place par le chef d’unité
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ✔ B 1 ✔ C 7 ☐ Sans objet
Composition et effectifs du service
L’unité est composée d’un chef d’unité, d’un adjoint et de 7 gestionnaires.
Votre hiérarchie
La SG
La DRH de la DSPOM
Le DRH adjoint de la DSPOM
La responsable de l’UGATE
Vos interlocuteurs métiers
L’unité de traitements et des indemnités
L’unité chargée du suivi et de la répartition des crédits et des emplois
La déléguée interrégionale à l’organisation du service
L’unité des Relations Sociales et de l’Environnement Professionnel (URSEP)
L’unité de Recrutements, de la Formation et des Qualification (URFQ)
L’administration centrale
Les territoires

Profil recherché :
Connaissances
Bonne connaissance de la gestion administrative
Bonne connaissance de l’outil informatique, en particulier d’EXCEL
Connaissance de l’environnement professionnel
Connaissance du SIRH HARMONIE
Savoir-être
Sens de l’organisation
Rigueur-discrétion
Esprit d’analyse et de synthèse
Sens des relations humaines
Disponibilité
Savoir-faire
Aptitude à encadrer une équipe avérée
Capacité de rédaction administrative

L'employeur :
Le siège de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer est situé à Ivry-sur-Seine (94).
La direction anime, contrôle et coordonne l’activité des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires placés sous son autorité.
Environ 3 000 agents du ressort de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer exercent leurs fonctions sur un vaste territoire composé de 5 départements-régions, de 3 collectivités d’outre-mer et de la Nouvelle-Calédonie.

Elle est rattachée à 6 ressorts de cours d'appel (Basse-Terre, Cayenne, Fort-de-France, Nouméa, Papeete, Saint-Denis) ainsi que celui du tribunal supérieur d'appel de Saint-Pierre-et-Miquelon.
Elle comprend 15 établissements et 8 services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP)
Descriptif du service
· La direction des services pénitentiaires d'Outre-Mer (DSPOM) est un échelon de l'administration pénitentiaire, rattachée au Ministère de la Justice. Placée sous l’autorité du directeur des services pénitentiaires d’outre-mer, assisté d’un directeur adjoint et d’une Secrétaire Générale, organisée en départements, la DSPOM gère anime, contrôle et coordonne l'activité des 14 établissements pénitentiaires et les 8 Services d’Insertion et de Probation (SPIP) de l’Outre-Mer.
· Rattachée au Département des ressources humaines et des relations sociales de la DSPOM, l’unité de gestion administrative (UGA) est gérée par un responsable d’unité, attaché d’administration de l’Etat; qui a pour mission principale la gestion administrative d’environ 3100 agents dépendant de la direction, répartis au siège, dans les établissements et dans les SPIP. Elle est chargée d’assurer l’information, le suivi des dossiers administratifs et la rédaction d’actes administratifs concernant leur carrière, de leur affectation à leur départ du territoire par mutation ou mise en retraite notamment.
· L’Unité entretient des liens étroits avec les 3 autres unités qui composent le département (Unité Traitements et Indemnités-UTI-, Unité des Relations Sociales et de l’Environnement Professionnel-URSEP-(Unité Recrutements Formation Qualification-URFQ-), avec le Délégué Interrégional à l’Organisation des Services-DIOS-, rattachés au département des ressources humaines ainsi qu’avec le Chef du départeme