Responsable administrative de site h/f (H/F)

RESPONSABILITÉS :

En matière de pilotage :
- Mettre en place la politique de l'établissement dans sa mise en œuvre administrative sur le site
- Mesurer l'activité des équipes administratives et techniques et contrôler l'utilisation des moyens (adéquation charges/moyens)
- Mettre en place sur le site les calendriers et procédures arrêtés au niveau de la composante et veiller à leur respect
- Participer aux réunions périodiques organisées par la RAC pour lui rendre compte de ses activités, la tenir au courant de toutes les difficultés rencontrées et lui faire toute proposition d'amélioration
- Prendre part aux décisions du Comité de pilotage (COPIL) du site
En matière de ressources humaines :
- La RAS a autorité sur l'ensemble des personnels de l'INSPÉ du site
- Gérer et contrôler les services des enseignants et les intervenants extérieurs
- Encadrer et animer les équipes administratives et techniques
- Coordonner les moyens humains et matériels nécessaire à la réalisation des objectifs
- Évaluer les besoins en formation
- Planifier l'activité des équipes administratives du site
- Évaluer les besoins en personnel en fonction de la charge de travail
- Gérer le temps de travail, les congés, les absences, les congés maladie, le contentieux
En matière financière :
- Participer à l'élaboration du budget.
Gestion des achats et missions :
- Analyser les demandes d'achat (travaux, fournitures, services) de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière
- Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Saisir dans SIFAC+ les demandes d'achat et les constats de services faits
- Gérer les frais liés aux déplacements professionnels (demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs)
- Gérer les réservations de voyage via la plateforme dédiée
- Produire analyser et suivre les états nécessaires au suivi des achats, le cas échéant dans le cadre de contrats et conventions de recherche
En matière juridique :
- Mettre en œuvre et contrôler l'application des textes réglementaires et notes internes
- Régler les dossiers sensibles et les situations de litige dans ses différents domaines d'activité en collaboration avec la RAC
- Assurer le suivi matériel et réglementaire des élections et COPIL
En matière de sécurité :
- Contribuer à la mise en œuvre de la politique d'hygiène et de sécurité
En matière de scolarité :
- Mettre en œuvre les consignes de la RAC, les procédures, calendriers et documents communs définis

PROFIL RECHERCHÉ :

- Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l'académie de Versailles
- Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics
- Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook,...) et de gestion (Apogée, Celcat, Saghe et Sifac+, Compas)
- Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités
- Savoir les principes élémentaires de gestion des ressources humaines et des règles d'hygiène et de sécurité
- Savoir faire preuve de rigueur afin d'organiser les services dont il a la charge
- Savoir conduire les entretiens professionnels de ses subordonnés
- Encadrer, animer une équipe, voire gérer d'éventuelles tensions relationnelles
- Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens
- Savoir expliquer et appliquer les directives et les notes infra-réglementaires de l'INSPÉ
- Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité, d'autonomie, voire faire montre d'initiative
- Être disponible, et ce notamment pour d'éventuels déplacements professionnels
Conditions de travail :
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) et aux agents titulaires en détachement
38h35 hebdomadaire / 52 jours de congés payés par an
Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
Mutuelle employeur proposée : MGEN
Politique de formation interne développée
Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
Poste basé sur le campus de Pontoise (95)
Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
Rémunération :
- Selon expérience / Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH) : entre 1700€ et 1950€ net par mois et reprise de la situation administrative pour les titulaires.