RESPONSABLE ADMINISTRATIF (H/F)

Détail de posteSpécialiste de l'intérim et du recrutement par secteur, LIP compte plus de 190 agences en France et à l'étranger. Nos agences d'emploi Tertiaire, Commerce & Ingénierie recrutent en CDI, CDD et intérim. Comptabilité, finance, vente, commerce, informatique. Tous les domaines sont concernés. Avec LIP, menez votre projet professionnel vers la réussite ! Pour l'un de nos clients, on cherche un Responsable Adminitratif pour la prise en charge de l'ensemble de l'activité administrative de l'entreprise. Vous assurez le bon déploiement des outils mis en place selon les procédures d'organisation définies. Vous est garant du processus administratif des chantiers.Vous assistez le DAF au quotidien sur la gestion de l'entreprise et en étant l'interface entre le pôle chantiers et les partenaires externes.Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, et assurez le bon fonctionnement de la structure en assurantles service généraux de l'entreprise.Vos mission1 - EFFECTUER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE, LA RECEPTION DES CLIENTS / FOURNISSEURS, LES RENSEIGNER OU LES ORIENTER2 - ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ENTREPRISE ET DU PERSONNELEn saisissant et mettant en forme les documents, les transmettant, les classant et les archivant selon les procédures définiesEn gérant le courrier, en traitant et classant les mailsEn veillant à la mise à jour des documents légaux (assurances, attestations diverses)En suivant les dossiers de qualification RGE et autres labels, anticiper les renouvelementsEn mettant à jour les bases de données concernant les fournisseurs, clients et sous-traitantsEn suivant la planification des chantiers et en vérifiant la bonne saisie des données sur les logiciels de l'entreprise (ERP, application de gestion desheures et planning)En gérant les stocks de fournitures administratives et consommables et épicerieEn actualisant le suivi de la flotte automobile : pneus, suivi des prise de rdvEn suivant les besoins d'entretien / réparation des véhicules et en organisant les rdvEn suivant les consommations en carburantsEn suivant les rapports de géolocalisationEn gérant les les sinistres (auto, chantiers, divers.)En suivant les besoins en EPI et en gérant le stockEn mettant à jour et en enrichissant le DUEREn mettant à jour et en enrichissant le livret d'accueil de nouveaux salariés3 - ASSURER LA COMPTABILITE CLIENTS / FOURNISSEURS DE L'ENTREPRISEEn triant les boites mails contact et achatsEn enregistrant les factures fournisseursEn vérifiant la conformité des factures & litiges (avoirs)En saisissant les factures fournisseurs sur BatigestEn tenant à jour le tableau de suivi des règlements fournisseursEn gérant les ouvertures de compte fournisseurs : administratif + Batigestla demande du responsableEn archivant annuellementEn répondant dans les temps à la partie administrative des appels d'offre en collaboration avec les chargés d'affaires et en assurant le dépôt desdossiers sur les plateformesEn créant les chantiers, en enregistrant les commandes (ordre de service, création client, caution bancaire...), après avoir vérifier la cohérence et encollectant les documents administratifs obligatoires (attestations de TVA et autre)En créant les interventions Fi 360En établissant des factures DGDEn établissant le dossier de fin chantier et en collectant les documents administratifs de cloture (PV de réception de chantier, Attestation de bonneexécution, Auto contrôle
En déclarant les installations auprès de Mitsubishi dans le cadre des extensions de garantieEn constituant les dossiers de demandes d'aides financières des clients particuliersEn vérifiant la cohérence des factures / marché de travauxEn envoyant l'ensemble des factures du moisEn déposant sur Chorus les factures de marchés publicEn suivant les cautions bancaires et retenues de garanties, avenant et soldeEn archivant les dossiers EXE4 - ASSURER L'ADMINISTRATIF LIE AUX CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE DE L'ENTREPRISEEn tenant à jour les dossiersEn rédigeant et en suivant les contrats de sous-traitanceEn vérifiant la validité des assurances et des documents légaux des sous-traitantsEn vérifiant l'existance d'un bon de commande SST BatigestEn collectant les factures d'avancement du SST / et en contrôlant la cohérence avec le bon de commande et le chargé d'affairesEn saisissant les factures SST sur BatigestEn tenant à jour le tableau de suivi des règlements SST5 - ASSURER LE SUIVI DES DEPANNAGES ET INTERVENTIONS EN REGIEEn centralisant les demandes de dépannagesEn élaborant les planningsEn suivant l'avancée des travauxEn récoltant les rapports d'interventionEn facturant les interventionsEn archivant les documentsLe poste est basé à EYBENS