Responsable Administratif de l'UFR de Grec F/H (réf. UFR-GREC-1-RE27)

Fonctions : Responsable administratif-ve d’UFR
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J – Gestion et pilotage
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative
CDD de 12 mois.
A pourvoir dès que possible.
Mission :
Sous la responsabilité du directeur de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de l’université, le ou la responsable administratif-ve doit assurer les conditions matérielles, ainsi que l’organisation administrative et financière, nécessaires au bon déroulement de l’enseignement au niveau DU, Licence et Master, sans oublier la préparation aux concours du second degré.

Activités principales :
1. — Accueil et communication
Accueillir les étudiants et les enseignants
Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants
Réceptionner les informations et les diffuser sur le site internet et par voie d'affichage
Participer aux journées Portes Ouvertes
2. — Gestion pédagogique
Organiser les inscriptions pédagogiques et leur suivi sur Apogée et sur IP WEB
Organiser les examens des deux sessions et de toutes les opérations qui y sont attachées
Mettre à jour les brochures des enseignements
Participer à l’élaboration des emplois du temps des enseignements rattachés à l’UFR de Grec (licence, master, doctorat) et du planning d’occupation des salles
3. — Administration et comptabilité
Assurer le suivi du budget
Procéder aux commandes et enregistrer les dépenses liées aux achats de matériel bureautique, de biens mobiliers et d’ouvrages
Assurer le paiement des vacations administratives, des emplois-étudiants et des heures complémentaires
Assurer le suivi des réunions du conseil d’UFR et rédiger le compte rendu
Le poste comprend l’encadrement de l’ensemble des agents de l’UFR de Grec, ainsi que celui d’un personnel administratif de catégorie C, chargé du secrétariat pédagogique de la licence de Lettres classiques sur le site Malesherbes.

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
Savoir-faire :
Savoir élaborer et rédiger des courriers, des notes d’information, des documents de synthèse
Capacités d’organisation, de pilotage et de conduite de projets
Maîtriser l’environnement bureautique (Word, Excel), les outils informatiques spécialisés (APOGEE)

Savoir-faire transversaux :
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
Excellent relationnel
Réactivité
Disponibilité
Autonomie
Organisation et rigueur

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
L’UFR de grec, structure unique en France, embrasse grâce à ses spécialités propres et aux instituts qui lui sont rattachés (Instituts de Papyrologie, d’Épigraphie, d’Études néo-helléniques), tout le domaine de l’hellénisme :
dans son extension chronologique, sur près de trois millénaires et demi, depuis l’époque mycénienne jusqu’au grec contemporain, envisagé dans ses aspects littéraires et populaires à la fois.
dans la diversité de ses composantes : littérature archaïque et classique, philologie, linguistique, mycénologie, patristique, grec byzantin, langue et littérature néo-helléniques, étude des sources littéraires et documentaires (papyrologie). Le lien avec l’UFR de Latin est étroit et la collaboration constante. Des relations fructueuses, établies de longue date avec les UFR d’Histoire et de Philosophie, permettent de proposer aussi des enseignements de numismatique et d’épigraphie d’une part, d’histoire des doctrines et de la pensée scientifique de l’autre.
Localisation : 1 rue Victor Cousin 75005 Paris