Référent-e du standard H24 et agent-e d'accueil au sein du standard H24 « équipe jour »

GROUPE RIFSEEP : 2
Vos activités principales
Le standard de la préfecture assure la réponse téléphonique de la préfecture et des sous-préfectures du Havre et de Dieppe 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que celle de la préfecture de l’Eure et de la Manche (de 18h à 8h en semaine et les week-end et les jours fériés) et du Calvados et de l’Orne (de 18 h à 7h45 en semaine et les week-end et jours fériés).
Sous l’autorité du/de la chef-fe du bureau de la relations à l’usager, le titulaire du poste est à titre principal, le responsable du standard de la préfecture et assure, dans ce cadre, l’encadrement hiérarchique de 8 agents.
Il /elle est aussi agent du standard H24 sur l’équipe jour mais peut-être amené à titre exceptionnel à effectuer des nuits afin d’assurer la continuité du service.
Pour la partie référent du standard H24, ses missions sont :
- assurer l’autorité hiérarchique sur les agents H 24 de l’équipe « jour » (4 agents dont le référent), sur les agents H24 de l’équipe « nuit » (4 agents) et sur l’agent du standard « usager » de jour.
- mettre à jour les documents de référence et répertorier les renseignements complémentaires essentiels au travail (main courante, annuaire, permanences, sociétés extérieures…).
- préparer, suivre et coordonner le planning : mise en place du planning, coordination des prévisions de congés, suivi des demandes de changements de vacation, déclenchement des astreintes si nécessaire.
- préparer et valider les feuilles de « sujétions » et de paiement des astreintes avant signature du chef de bureau.
- assurer le lien entre les équipes « jour » et « nuit » mais aussi avec le chef de bureau et l’ensemble de la
chaîne hiérarchique grâce à une communication ajustée
-être force de proposition dans l’évolution organisationnelle de l’unité et en capacité d’accompagner au changement les équipes avec pédagogie
Pour la partie agent du standard H24 « équipe jour », ses missions sont :
- concourir à la continuité des liaisons gouvernementales, à la permanence téléphonique, à l’accueil téléphonique des usagers.
- traiter aussi les demandes internes (renseignements, recherche de noms, demandes d’interventions techniques).
- orienter les interlocuteurs-rices (autorités, secrétariats, élus, entreprises, usagers...) vers les services compétents et suit la prise en charge de l’appel.
- participer à la continuité du dispositif de l’hospitalisation sous contrainte et de la garde statique en dehors des horaires ouvrés des agents du Cabinet.
- relever les messages Rescom.
- renseigner l’usager sur les démarches administratives et notamment à partir des sites internet officiels (seine-maritime, ANTS,service-public...).
- participer aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises.

Profil recherché :
Compétences requises :
Connaître les techniques d’accueil- niveau maîtrise
Utiliser internet et les outils numériques - niveau maîtrise
Savoir manager - niveau maîtrise
S’exprimer avec aisance - niveau maîtrise
Écouter, analyser, reformuler la demande - niveau maîtrise
Recueillir et traiter l’information - niveau maîtrise
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise
Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi - niveau maîtrise
Gérer des situations conflictuelles - niveau maîtrise
Savoir s’adapter - niveau maîtrise
Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise
Compétences à acquérir :
Connaître l’environnement institutionnel et administratif - niveau maîtrise